Письменное общение — один из самых недооцененных навыков, которые вы можете приобрести как разработчик программного обеспечения. Это позволяет вам услышать ваши идеи, преодолеть бюрократию и улучшить ваши рабочие отношения с более широким бизнесом. Тем не менее, мы так редко задумываемся о том, как улучшить наше письменное общение. И я понимаю, почему со всеми блестящими новыми методами, инструментами и технологиями, в которые мы можем инвестировать наше время, улучшение вашего письма может быть менее привлекательным.

Если вы когда-либо отправляли электронное письмо, ожидая ответа, и ничего не получали в ответ, это может быть не вина другого человека. Вы, скорее всего, попали в ловушку, написав дерьмовое электронное письмо, и они просто просмотрел его.

Представьте себе этот сценарий. Сторонний платежный провайдер, на которого опирается ваша система, отключается, и вы подаете заявку. Через некоторое время вы получаете этот ответ обратно -

Привет Джон Смит,

Приносим извинения за сбой. Один из наших сотрудников внес исправление в платежный шлюз в нашей системе. К сожалению, его дизайн означает, что когда вы меняете что-либо на экране ввода кредитной карты, это влияет на экран для всех наших клиентов. Изменение представляло собой обновление html для слабовидящих. Затем это обновление сломало поле CCV таким образом, что никто не мог его использовать. Мы ответили так быстро, как только могли, так что, надеюсь, теперь это работает.

С уважением,

Служба поддержки ACME

Стыдно читать да? Все, что вы хотите знать, это исправлено это или нет, вам все равно, что им пришлось сделать внутри, чтобы это произошло. Теперь представьте тот же сценарий, за исключением того, что на этот раз вы являетесь главой отдела продаж, а в среде презентации есть ошибка остановки показа. Если вы получите такое электронное письмо от члена команды разработчиков, вас впечатлит этот человек? Нет.

Что делает электронную почту эффективной?

Эффективные электронные письма будут

  • Быстро перейти к делу
  • Ставьте задачи и вопросы в ясной и лаконичной форме.
  • Будьте ясны и лаконичны во всем остальном

Вот приведенное выше электронное письмо, переписанное, чтобы сделать его более четким и легким для чтения.

Привет Джон Смит,

Мы решили проблему. Спасибо за терпеливость.

Проблема была вызвана недавним обновлением для слабовидящих. Мы пересмотрим наши внутренние процедуры, чтобы подобные проблемы больше не возникали, и приносим извинения за доставленные неудобства.

С уважением,

Служба поддержки ACME

Это электронное письмо относится к делу, кратко объясняет, что происходит, и заверяет читателя, что подобных проблем не возникнет. Подробностей о том, что вызвало проблему или по чьей вине, нет. Если отправителю нужна дополнительная информация об инциденте, он может запросить ее.

Очистка вашего письменного общения может значительно улучшить ваше взаимодействие с людьми на профессиональном уровне. Оставляя важную информацию, вопросы и действия, удаляя лишнее, вы сделаете свои электронные письма более эффективными.