История успеха клиента: Optimize

Автоматизация проверки контрактов для ASC 606 RevRec

Мы являемся бережливым финансовым отделом, поэтому наша команда по доходам должна быть очень эффективной в том, что они делают. Нам повезло, что мы привлекли Klarity, чтобы помочь оптимизировать наши процессы получения доходов.

Шон Деорси, финансовый директор

Резюме

Optimize создала ведущую прогрессивную платформу доставки и экспериментов, позволяющую тысячам компаний по всему миру оптимизировать работу с клиентами с помощью A/B-тестирования, пометки функций и инструментов персонализации. Optimizely использует Klarity для оптимизации процесса проверки договоров купли-продажи ASC 606 и автоматизации заполнения пользовательского контрольного списка нестандартных условий для более чем 300 договоров каждый квартал.

Вызов

Для компании среднего размера со значительным потенциалом роста соответствие ASC 606 может быть дорогостоящим и сложным. Для Optimizely это означало постоянно растущее количество договоров купли-продажи и форм заказов, которые необходимо было надлежащим образом проверять для признания выручки в соответствии с рекомендациями ASC 606. Они столкнулись с длительным ручным процессом проверки контрактов, что привело к организационной неэффективности, поскольку им не хватало централизованного рабочего процесса, который мог бы помочь обеспечить полноту процесса проверки и соблюдение стандартов бухгалтерского учета.

Optimize создала ведущую прогрессивную платформу доставки и экспериментов, позволяющую тысячам компаний по всему миру оптимизировать работу с клиентами с помощью A/B-тестирования, пометки функций и инструментов персонализации.

Решение

Оптимизировано интегрировали программное обеспечение Klarity для проверки контрактов в свой рабочий процесс. Klarity автоматически извлекает контракты из системы управления контрактами Optimizely, устраняя необходимость в ручной передаче данных. Автоматически определяя контракты с нестандартными условиями, Klarity лучше определяет группу контрактов для просмотра Optimizely. Klarity автоматически заполняет настраиваемый контрольный список нестандартных условий Optimizely для каждого контракта, автоматически извлекая всю информацию и метаданные. В конечном счете, это упрощает процесс проверки для бухгалтеров Optimizely по выручке, гарантирует, что каждый контракт проходит необходимые этапы проверки, и помогает обеспечить соблюдение рекомендаций ASC 606 по признанию выручки. Благодаря Klarity компания Optimizely теперь может просматривать договоры о доходах в 3 раза быстрее, чем раньше, и больше доверять своему внутреннему контролю.

Введение

Optimizely – глобальная компания-разработчик программного обеспечения, в которой работает более 400 сотрудников. Она предоставляет ведущую прогрессивную платформу для доставки и проведения экспериментов тысячам компаний по всему миру. Его технология позволяет командам оптимизировать работу с клиентами с помощью A/B-тестирования, пометки функций и инструментов персонализации.

Вызов

Optimize — это быстрорастущая компания среднего размера, что неизбежно приводит к значительному количеству договоров купли-продажи, которые ее небольшая команда по учету выручки должна проверять после подписания, чтобы признать выручку.

В конце каждого месяца Optimizely просматривает все вновь подписанные контракты, включая основные соглашения об обслуживании, формы заказов, описания работ и соглашения об уровне обслуживания, чтобы выявить нестандартные условия в соответствии с контрольным списком нестандартных условий Optimizely ASC 606 и определить, являются ли они термины оказывают влияние на бухгалтерский учет.

300+ договоров пересматриваются каждый квартал

Их предыдущий рабочий процесс проверки контракта состоял из следующих шагов:

  1. Менеджер по признанию доходов получил список всех контрактов с их нестандартными условиями от отдела продаж, который был заполнен командой отдела сделок Optimizely.
  2. Он прочитал все контракты и заполнил контрольный список нестандартных условий в электронной таблице для каждого контракта, чтобы подтвердить точность выявленных нестандартных условий.
  3. Изучив все контракты, он при необходимости вручную внес коррективы в графики доходов в системе планирования ресурсов предприятия (ERP).

Этот рабочий процесс имел существенные недостатки.

  • Процесс проверки был неэффективным. Сам процесс проверки был полностью ручным процессом, в ходе которого менеджер по признанию доходов полностью читал каждый контракт. Бухгалтер по доходам мог просмотреть только около 30 контрактов в определенный день.
  • Проверка была подвержена человеческим ошибкам. Поскольку процесс был невероятно ручным и повторяющимся, существовал риск того, что контракт не будет рассмотрен должным образом и в соответствии со стандартами бухгалтерского учета. Любые попытки ускорить процесс проверки всегда сопряжены с риском искажения доходов в соответствии со стандартами ASC 606.
  • Рабочий процесс был утомительным и непродуманным. Общение между членами команды в процессе проверки было затруднено, поскольку контракты, контрольный список нестандартных условий и электронная почта существовали на разных платформах.

Благодаря Klarity компания Optimizely теперь может просматривать договоры о доходах в 3 раза быстрее, чем раньше, и больше доверять своему внутреннему контролю.

Решение

Компания Optimize привлекла Klarity для интеграции своего программного обеспечения для управления рабочими процессами и возможностей искусственного интеллекта в процесс проверки договоров купли-продажи.

В 3 раза быстрее, чем проверка контрактов вручную

С Klarity процесс проверки контрактов стал значительно эффективнее.

  • Программное обеспечение Klarity автоматически извлекает договоры купли-продажи из своей системы управления контрактами перед закрытием бухгалтерских книг каждый месяц.
  • Искусственный интеллект Klarity автоматически извлекает все метаданные и пункты из контракта и использует эту информацию для предварительного заполнения контрольного списка нестандартных условий Optimizely.
  • Инструменты управления рабочим процессом Klarity обеспечивают полноту процесса проверки, поскольку он отслеживает и надежно хранит всю документацию и комментарии, соответствующие каждому пункту контрольного списка нестандартных условий для каждого контракта.
  • Инструменты управления рабочим процессом Klarity обеспечивают полноту процесса проверки, поскольку он отслеживает и надежно хранит всю документацию и комментарии, соответствующие каждому пункту контрольного списка нестандартных условий для каждого контракта.

Klarity автоматизирует одну из самых трудоемких частей моей работы — просмотр договоров с клиентами в соответствии с ASC 606 и нашим контрольным списком нестандартных условий. У меня появилось больше времени, чтобы приносить пользу моей команде более значимыми способами.

Баррет Уилковски,менеджер по признанию доходов

Платформа Klarity упростила проверку 342 контрактов в течение квартала, что позволило менеджеру по признанию выручки просматривать контракты в 3 раза быстрее, чем раньше.

Связаться с нами!

Посетите сайт tryklarity.com, чтобы узнать больше о настоящем и будущем автоматизации рецензирования документов!