Исследования показывают, что две трети удаленных сотрудников не работают в своих компаниях. Это растущая проблема
Сейчас распространены удаленные и распределенные команды, что позволяет компаниям нанимать сотрудников в любой точке мира и привлекать огромное количество талантов. Фирмы, в которых отсутствует культура, ориентированная на удаленность, находятся в очень невыгодном положении в конкурентной борьбе за квалифицированных рабочих.
С такими приложениями, как Slack, Zoom и Git инструменты для совместной работы никогда не были лучше. Однако многим организациям сложно поддерживать мотивацию удаленных сотрудников в долгосрочной перспективе.
Исследования показывают, что две трети удаленных сотрудников не связаны со своими компаниями. Это растущая проблема.
Вы можете избежать этой «ловушки разъединения» с помощью некоторых простых приемов.
Частично или полностью удаленные команды
Структура вашей команды определяет, какие методы наиболее важны для привлечения внимания.
Полностью удаленные команды
Полностью удаленные команды - это места, где все находятся в удалении; нет основного местоположения, и может не быть даже центрального офиса. Так работает все больше и больше компаний.
Частично удаленные команды
Частично удаленные команды гораздо более распространены; большинство людей находятся в одном офисе, но есть также несколько удаленных членов.
Эта командная структура более сложна, потому что людей, не работающих в офисе, легко упустить или забыть, что приведет к «информационному неравенству». По этой причине некоторые компании реструктурируют свои команды с частично удаленных команд на полностью удаленные.
Часовые пояса и часы работы
Помните о разных часовых поясах
Знайте часовые пояса, в которых находятся члены вашей команды, и соответственно планируйте встречи. Вы можете настроить приложение календаря для отображения дополнительных часовых поясов.
Если вам нужно связаться с коллегой в нерабочее время, будьте вежливы и признайте этот факт, например: «Нейт, ненавижу жучать тебя во время обеда, но можешь ли ты разобраться с ошибкой последней сборки, когда у тебя будет секунда?»
Обсудите рабочее время всех сотрудников
Удаленная работа дает дополнительную гибкость расписания. У вас может быть товарищ по команде в Бостоне, который начинает в 7 утра и заканчивает в 15:30, то есть только в 12:30. для другого товарища по команде в Сиэтле!
Попросите всех открыто сообщать о своем графике работы, чтобы встречи и мероприятия могли в него вписаться. Члены группы могут настроить свои приложения-календари, чтобы показывать, в какие часы они доступны.
Бюджет на поездки, много
Независимо от того, насколько хороша наша технология совместной работы, ничто не заменит личного общения и обмена опытом. Собирайте всех вместе раз в квартал, если не чаще.
Не соглашайтесь на «это не в бюджете» - просто подумайте, сколько денег удаленные сотрудники экономят на офисных помещениях! Личные встречи по планированию особенно помогают принимать лучшие решения и повышать вовлеченность команды.
Инструменты для совместной работы
Не ограничивайтесь электронной почтой
Эффективные команды избегают электронной почты, предпочитая инструменты чата, такие как Slack, Campfire или Teams. Важно заставить всех использовать выбранный инструмент, в том числе заинтересованные стороны, которые работают с командой, такие как менеджеры по продуктам и поддержка клиентов.
Напомните сотрудникам, что эти инструменты можно настроить так, чтобы уведомления откладывались, когда пришло время уйти, чтобы не отвлекаться на некоторое время.
Социальные сети
Распределенным командам нужен канал для общения - это может быть основной канал или другой (у моей компании канал исключительно для фотографий домашних животных!).
Следует активно поощрять непринужденный подшучивание - вы можете спровоцировать его, задав ледокольные вопросы, например: «Какую песню по радио вы можете абсолютно не выносить прямо сейчас?»
Меньше набора текста, больше разговоров
Когда члены команды распределены, может быть слишком легко полагаться на электронную почту, чат и запросы на вытягивание для большинства взаимодействий.
На самом деле говорить в реальном времени может доставлять хлопот. Сопротивляйтесь желанию общаться через «стену текста» и говорить; он может быть более эффективным (экономит время) и (более четкое общение).
Привыкайте к видео
Если вы мало пользовались видеочатом, сначала вам будет неловко - «только аудио» будет намного удобнее.
Преодолей дискомфорт. Видео критично; исследования показали, что более 90% общения носит невербальный характер! Со временем вы станете «профи», и ваше беспокойство исчезнет.
Прием на работу новых сотрудников
Новым сотрудникам нужно проводить личное время. Новым членам команды необходимо сразу же установить связь с другими.
Если команда частично удалена, попросите новых сотрудников поехать в центральный офис как минимум на неделю (если возможно, дольше). Это ускоряет выход на рынок, обеспечивает ознакомление, которое упростит удаленную работу, и способствует развитию чувства принадлежности.
Назначьте наставника и убедитесь, что этот человек доступен все время, пока новый сотрудник навещает вас. Наставник должен оставаться на связи с новым сотрудником не менее шести месяцев, желательно дольше.
Если команда полностью удалена и нет офиса для посещения, пригласите нового сотрудника и наставника где-нибудь для встречи и используйте пространство для совместной работы.
Может возникнуть соблазн отложить поездку, чтобы приурочить к корпоративному мероприятию, например, ежеквартальному собранию. Не откладывайте - время имеет значение. После этой первоначальной поездки запланируйте еще несколько около 30, 60 и 90-дневных годовщин сотрудника.
Распределенные встречи
Иногда бывает сложно удержать удаленных сотрудников на собраниях. Тщательная фасилитация имеет решающее значение.
Уважайте разницу во времени
Постарайтесь назначить встречу в рабочее время, избегая обедов.
Если это невозможно, сначала попросите разрешения и подтвердите тот факт, что встреча назначена на неудобное для некоторых время. Люди могут захотеть заказать (и оплатить) еду, если встреча влияет на время приема пищи.
Всегда использовать видео
Это уменьшает скуку (и, как следствие, отстранение от общения), которая возникает при длительных конференц-звонках. Он делает язык тела видимым и обеспечивает постоянное визуальное напоминание участникам собрания.
Используйте ледоколы и поощряйте общение
Помимо ежеквартальных личных встреч, видеоконференции могут быть единственным временем, когда товарищи по команде общаются друг с другом как группа.
Это отличная возможность немного пообщаться, которую можно спровоцировать с помощью ледокола в начале встречи, чтобы все разогрелись. Ищите в Интернете всевозможные творческие идеи.
Инструменты должны быть многопользовательскими
Поскольку люди не могут совместно использовать физическую доску, для мозгового штурма используйте инструменты многопользовательской совместной работы, такие как Google Docs или Zoomerang, где каждый может вносить свой вклад одновременно.
Призыв к скрытням
Неуверенным членам команды слишком легко незаметно прятаться во время видеозвонка ... вовлечь их в обсуждение, позвонив им напрямую - это будет поддерживать их вовлеченность, и у них обычно есть отличные идеи.
Частично удаленные встречи команды требуют особого внимания
Частично удаленные командные собрания требуют особой осторожности, чтобы удаленные участники были на равных с людьми в офисе.
Несколько дополнительных советов:
- Используете доску для встречи? Если это так, убедитесь, что удаленные участники всегда могут его легко увидеть. Еще лучше использовать инструмент для совместной работы и попросить местных участников принести свои ноутбуки.
- Показывает ли видеокамера в конференц-зале всех участников? Слишком часто некоторые члены команды остаются за кадром.
- Участвуют ли в разговоре удаленные члены команды? Если нет, сделайте паузу и попросите удаленного участника вмешаться.
- После окончания разговора участники в офисе продолжают работать? Избегайте этой привычки, так как это может привести к информационному неравенству. Предложите повторную встречу со всеми.
Постоянное улучшение
Если вы используете гибкий процесс, значит, у вас уже есть регулярные ретроспективные встречи. Команда должна обсудить болевые точки в удаленном сотрудничестве и области, требующие улучшения, используя изменения в процессах, инструментах или коммуникации.
Заключение
Удаленные команды - это реальность для быстрорастущих компаний. Такие инструменты, как командный чат, видеоконференцсвязь и распределенные системы управления версиями, лучше, чем когда-либо, избавляют от проблем, связанных с удаленной работой.
Однако сами по себе инструменты не могут улучшить взаимодействие, сформировать культуру и укрепить отношения. Приобретите несколько простых методов:
- Уважайте часовые пояса и разницу в часах работы.
- Найдите время для общения.
- Используйте видеочат как можно чаще.
- Мастер организации распределенных встреч.
- Инвестируйте в личное общение.
Немного поработав всех, ваша удаленная команда останется заинтересованной и мотивированной на долгое время.
