14 рекомендаций по организации успешных встреч

Большинство людей ненавидят встречи. И не зря.

Мы плохо справлялись с ними до COVID и до стремительного роста удаленной работы и виртуальных встреч.

Теперь мы действительно плохо проводим встречи.

Они неэффективны, непродуктивны и отнимают драгоценное время.

Но они необходимы.

Вы не можете вести одноразовые беседы с каждым членом вашей организации или виртуальной команды. Вы должны использовать свое время. Вы должны быть последовательны в своем сообщении. Информация в реальном времени, качественное принятие решений и эффективное общение - все это конкурентные преимущества.

Встречи могут определить культуру вашей организации. По определению, встречи требуют человеческого взаимодействия. Ваши корпоративные ценности демонстрируются в полной мере. Как вы общаетесь. Как вы относитесь к людям. Поведение, которое вы терпите.

Так что, если они необходимы, а мы плохо с ними справляемся, я надеюсь, что вы настроены добиться в них хороших результатов.

Я хочу сообщить вам, с чем вы боретесь, но также и о том, что вы можете сделать, чтобы ваши встречи были успешными.

Независимо от того, являетесь ли вы лидером, участником чьей-то встречи или частью команды независимых участников, вы должны брать на себя ответственность.

Будьте сторонником беспосадочных встреч.

Ваша способность влиять на качество встреч может иметь значение. Для помолвки. Для эффективности. Для отношений. Для результатов

Посредственные встречи стали нормой

Исследование Infocom для Verizon Business предполагает, что средний менеджер проводит шестьдесят встреч в месяц. Я думаю, что для среднего менеджера в 2021 году это может быть легко, но давайте продолжим. В том же исследовании сделан вывод о том, что пятьдесят процентов времени на собрания тратятся впустую.

Это рынок. То, что важно для наших команд и организаций, и пятьдесят процентов времени, которое мы уделяем этому, тратится впустую.

Это должно привлечь ваше внимание.

Вот некоторые общие характеристики собраний, которые могут помочь понять, почему так много времени на собрания тратится впустую. Посмотрите, сколько из них описывает встречи, которые вы посещаете:

  • Наши встречи начинаются поздно и / или заканчиваются поздно
  • Мы встречаемся по привычке, и люди относятся к этому как к болезненному обязательству
  • Мы редко, если вообще когда-либо, составляли повестку дня для наших встреч.
  • Люди приходят не подготовленными, и мы регулярно пропускаем необходимую информацию
  • Люди, которые нам нужны в комнате, не всегда есть
  • Наши встречи посещают люди, которые не вносят свой вклад
  • Участники не могут дождаться окончания встречи, чтобы «вернуться к работе».
  • Наши встречи мучительно долгие
  • Мы часто встречаемся и не уверены в том, что нам нужно сделать.
  • Конфликт носит неравномерный характер - некоторые люди становятся агрессивными, а другие отступают ИЛИ люди избегают конфликта любой ценой.
  • На наших собраниях принимаются решения, которые не доводятся до сведения людей, на которых эти решения влияют.
  • Люди отвлекаются на свои телефоны или iPad
  • У меня регулярно возникает ощущение дежа вю - одна и та же встреча, другой день. Я ненавидел это в прошлый раз ... и вот мы снова.

Если что-то из этого кажется вам знакомым, я хочу помочь вам значительно улучшить ваши встречи.

14 лучших практик для проведения отличных встреч

1. Соблюдение основных правил

Установите основные правила приемлемого и недопустимого поведения на собрании. Некоторые подходящие правила, которые следует учитывать, включают:

  • Уместно ли во время встречи находиться на смартфоне. Встречи продолжительностью менее часа должны быть разрешены только в порядке исключения.
  • Вам нужно создать атмосферу доверия и взаимного уважения
  • Убедитесь, что все участвуют, и не позволяйте сильным личностям (или людям с высшим званием) доминировать.
  • Установите ожидание того, что люди должны прийти подготовленными, включая предоставление любых данных или соответствующей информации.

Примечание: вы должны быть готовы обеспечить соблюдение любых установленных вами основных правил и, что более важно, вы должны их подражать.

2. Цель

У каждой встречи должна быть цель, заранее доведенная до сведения всех участников. Если требуется какая-либо подготовка, участников следует уведомить заранее.

Никто никогда не должен входить на одно из ваших собраний и говорить: «Итак, о чем мы сегодня встречаемся?» Как только собрание начнется, вам нужно установить ожидания того, чего вы надеетесь достичь.

Четко определите критерий, по которому каждый может измерить успех встречи. Это будет определять поведение на собрании.

3. Повестки дня

Каждое собрание должно иметь письменную повестку дня, и ее следует разослать по крайней мере за 24 часа. Чем больше требуется подготовки, тем больше времени потребуется для распространения повестки дня.

Большинство деловых встреч проходит без заранее спланированной повестки дня. Вы хотите быть исключением. Создайте повестку дня - и следуйте ей.

4. Участники

Приглашайте на встречу только тех людей, которые должны участвовать в обсуждении или на которых может напрямую повлиять результат встречи.

Приглашено слишком много людей, потому что на них присутствуют их сверстники, и мы не хотим обидеть их.

Вы освободите их, чтобы они работали продуктивно, и они не будут красть кислород у участников, которым необходимо присутствовать.

5. Время начала и окончания

Будьте дисциплинированы в том, чтобы начинать и заканчивать встречу вовремя. Если собрание начинается поздно, вы проявляете неуважение к людям, которые пришли вовремя.

Если собрание продолжается поздно, вы мешаете людям выполнять другие взятые на себя обязательства. Помните о законе Паркинсона.

Задача расширяется или сжимается в зависимости от отведенного времени. Относитесь серьезно к последовательному продвижению повестки дня. Вы можете быть как обстоятельными, так и краткими. Они не исключают друг друга.

6. Перерывы

Если встреча продлится более часа, людям понадобится перерыв. Их мысли все равно будут блуждать, поэтому дайте им знать, что у вас будут запланированные перерывы.

Начни вовремя. Сообщите им, что, когда они присутствуют на вашей встрече, вы ожидаете их пристального внимания.

7. Укрепление культуры

Встречи - прекрасная возможность укрепить основные ценности или корпоративное поведение. Ссылаетесь ли вы на культурные ценности как часть процесса принятия решений или признаете кого-то, кто продемонстрировал такое поведение, не упускайте возможность укрепить свою культуру.

8. Конфликт

Разрешить несогласие или пригласить его, если необходимо; однако это следует делать с уважением. Люди могут не соглашаться с этой идеей, но не позволяйте ей становиться личным.

Людям труднее принять групповое решение, если они не чувствовали себя «услышанными». Иногда вам, возможно, придется вытянуть это из них. Вы должны создать атмосферу доверия и взаимного уважения.

В этом контексте несогласие допускает различные мнения и разные точки зрения. В конечном итоге это разнообразие создает лучшие идеи и позволяет принимать лучшие решения.

9. Обязательство

Убедитесь, что все готовы принять решения и действия, вытекающие из встречи. Нет места сплетням или болтовням по поводу решения.

10. Парковка

Могут быть затронуты темы, не входящие в повестку дня собрания. Они могут быть важны, но не входят в запланированную повестку дня. Запишите их на отдельной «стоянке».

Перед завершением собрания участники могут определить, требуют ли пункты на стоянке дополнительного обсуждения или отдельного собрания для обсуждения.

Это потребует дисциплины, чтобы гарантировать, что повестка дня не будет захвачена спонтанными или незапланированными пунктами.

11. Один размер не подходит всем

Если вам известны стили поведения и стили обучения ваших посетителей, вы можете адаптировать содержание собрания в соответствии с их стилями.

Однако большинство групп будут включать сочетание стилей поведения - прямого и быстрого; желание разговаривать и взаимодействовать с людьми; безопасно, устойчиво и пора обрабатывать; акцент на деталях и фактах. Некоторые из них являются взаимоисключающими, поэтому убедитесь, что у вас есть микс.

У вас также могут быть люди с разными стилями обучения: визуальным, слуховым и кинестетическим. Постарайтесь, чтобы контент был разнообразным и привлекательным для всех трех.

12. Избегайте дежавю

Как только у людей возникает чувство дежавю на встрече, они начинают мысленно проверять. Если вы обычно возглавляете собрание, иногда делегируйте ответственность кому-то другому.

Когда кого-то вынуждают подготовить, спланировать и провести встречу, это может вызвать чувство вложения и собственности. Он привлекает других и помогает в развитии талантов.

Проходя через повестку дня, подумайте о контрастах, или «прерывателях узоров», со светлыми или темными, видео или статическими изображениями; устный или письменный; сидя или стоя. Когда люди подвергаются чему-то другому, они снова вовлекаются. Заставьте их гадать.

13. Действия

Задокументируйте элементы действий. Кто и что будет делать, когда (день и время) в результате обсуждения на собрании? Уговорите людей устно заявить о себе перед другими участниками. Это создает большую ответственность.

14. Требования к коммуникациям

Что и кому нужно сообщить после встречи? Определите ответственное лицо, способ связи и укажите дату и время, когда будет проведено общение.

Это ваша ответственность… Начиная с этого момента

В деловом сообществе планка для встреч довольно низкая. Держим их по привычке. Люди качают головой, когда думают о бесчисленных часах, которые они потратили на скучные и непродуктивные встречи.

Начнем с некоторых фактов. Встречи необходимы. Встречи дают возможность улучшить общение, стимулировать культуру и улучшить согласованность.

У большинства людей был негативный опыт встреч - от умеренно неэффективных до колоссальной траты времени и скуки, вызывающей кому.

Но вы можете это изменить.

Планирование эффективных встреч стоит усилий. Они стоят того, чтобы экспериментировать, и иногда им становится некомфортно. Вот где происходит рост.

Вам не нужно быть генеральным директором своей компании, чтобы изменить эту динамику. Контролируйте то, что вы можете контролировать. Встречи, которые вы проводите. Встречи, которые вы посещаете как участник.

Если это встреча равных, добровольно возьмите на себя инициативу.

Не смотрите на других людей, которые проводят собрания, высасывающие жизнь из участников, и просто пытаются быть немного лучше, чем они есть.

Не бойтесь быть великим. Используйте идеи, которыми я поделился, для продуктивных встреч.

Встречи, которых люди действительно ждут.

Это приводит к выполнению задач и достижению целей.

Смотрите, что происходит. Вы можете почувствовать коллективный вздох облегчения от окружающих на вашем собрании.

Но вы, вероятно, почувствуете что-то гораздо более сильное. Позитивная энергия. Импульс.

Ваша следующая встреча? Возглавить. Сделай это.