Основные выводы:
- Точное пошаговое руководство, которое я использовал, чтобы найти спонсорство для конкурса.
- Ссылки на шаблоны, которые я использовал, включая скрипт холодных звонков, запись в Google Таблицах, шаблон электронной почты и спонсорское предложение.
- Несколько советов по сбору денег, основанных на моем трехкратном опыте поиска спонсоров для мероприятий.
Событие - Лига программирования
В 2017 году я вызвался занять должность директора в лиге программирования. И с большой помощью уважаемых лекторов, отзывчивых старших и поддерживающих друзей мы добились этого.
Лига программирования - это соревнование по программированию, похожее на ACM-ICPC, которое ежегодно проводится в Университете Малайи. Основная цель организации этого соревнования - поощрение студентов к участию в соревнованиях по программированию международного уровня.
Если вы не знакомы с соревновательным программированием, это соревнование, в котором участникам задают набор вопросов, и те, кто решил больше всего вопросов в кратчайшие сроки, займут самое высокое место в таблице лидеров.
Проблема - недостаточно средств
Самая большая проблема при организации этого мероприятия - деньги. Нам не удалось найти достаточно денег для проведения мероприятия - нам нужны деньги, чтобы распечатать баннер, сделать простые украшения, распечатать листы с вопросами и, самое главное, приготовить денежные призы для победителей.
И нет никого, кто хотел бы занять позицию поиска спонсоров, что понятно, поскольку это довольно сложная работа, требующая от нас искать за пределами университета.
Решение - взять на себя роль
Поэтому я решил также взять на себя роль поиска спонсоров, надеясь, что смогу найти спонсоров, так как у меня было 2 опыта работы в спонсорских отделах в течение моего первого года обучения - один для мероприятия университетского уровня, а другой для колледжа. событие уровня.
Однако я не так хорошо выступил в этих двух соревнованиях и очень мало способствовал их успеху. Но я так много узнал о поиске спонсоров, участвуя в этих мероприятиях, и я никогда не сожалел о том, что присоединился к ним.
Как найти спонсоров
Здесь я расскажу, как мне удалось найти 4 спонсоров (2 золотых, 2 серебряных) для конкурса. Это будет 2 части: (A) вещи, которые нужно подготовить заранее и (B) фактические шаги, которые я предпринял для защиты спонсоров.
(A) Что нужно подготовить заранее:
(1) Пустые таблицы Google. Я сделал 8 столбцов в Google Таблицах для даты, названия компании, номера компании, электронной почты компании, имени PIC, номера телефона, электронной почты и статуса. Вам не нужно сначала заполнять детали, просто подготовьте заголовки столбцов.
Вы можете скачать шаблон здесь: Ссылка на Google Таблицы
(2) Предложение о спонсорстве. Спонсорское предложение - это ваша презентация для спонсоров. Поставьте себя на место спонсоров, подумайте, как вы могли бы помочь спонсорам в достижении их целей.
Вот несколько примеров спонсорских преимуществ, которые я включил в свое предложение, основанное на предложении, сделанном предыдущим директором Лиги программирования - Вай Кхенг: знакомство с компанией студентов, логотип на баннерах, эксклюзивный доступ к деталям список победителей.
Ваше спонсорское предложение также должно включать следующее:
- Введение. Представьте здесь свое мероприятие, сообщите спонсору о вашей организации, цели и важности мероприятия.
- Цель. Обозначьте цели мероприятия в виде маркированного списка.
- Подробная информация о мероприятии. Расскажите о мероприятии как можно подробнее. Вы можете приложить предварительное расписание и организационную схему вашего комитета.
- Предварительный ход программы. Поместите сюда расписание программы, это будет полезно, если вы приглашаете спонсоров на церемонию открытия или закрытия вашего мероприятия.
- Спонсорский пакет. Четко опишите преимущества для спонсоров. Хорошо иметь как минимум 2 пакета, один по более высокой, а другой по более низкой цене.
- Способ оплаты. Опишите здесь способ оплаты и четко укажите информацию о банковском счете, а также при необходимости включите дополнительные инструкции.
- Подтверждение. Это форма подтверждения, которую спонсор должен заполнить и отправить вам по электронной почте, если они заинтересованы в спонсировании.
- Контакт. Введите сюда контактную информацию (номер телефона и адрес электронной почты) ответственного лица. Он / она должен быть кем-то, кто хорошо знает о мероприятии и спонсорских пакетах, на случай, если спонсор захочет узнать больше. Также лучше поставить 2-х человек, на случай, если спонсор не смог достучаться до одного из членов комиссии.
Щелкните здесь, чтобы просмотреть полный шаблон спонсорского предложения: Ссылка на Документы Google
(3) Электронное письмо спонсору. Чтобы отправить спонсорское предложение по электронной почте, мы должны написать что-нибудь в электронном письме и приложить спонсорское предложение в формате PDF к электронному письму. Отправлять пустое электронное письмо только с вложением - это просто грубо. В электронном письме мы просто поприветствуем спонсора по имени, представим организацию, в которой мы работаем, и цель программы.
Для шаблона электронного письма перейдите по этой ссылке: Google Docs
(4) Скрипт холодных вызовов. Если вы нервничаете по телефону, как я, и не очень бегло говорите на импровизированном английском языке, вам следует держать в руке сценарий звонка, когда вы делаете холодный звонок. Холодный звонок означает звонок потенциальным клиентам (в нашем случае спонсорам), с которыми мы не контактировали ранее, чтобы попросить то, что мы хотим.
У меня есть сценарий, который я использую, когда я впервые звоню потенциальным спонсорам, и сценарий, чтобы запросить контактную информацию лица, ответственного за спонсорство, а также сценарий для отслеживания прогресса спонсорства.
Просто посмотрите этот шаблон для скрипта холодных звонков, который я сделал: Google Docs
(Б) Фактические шаги!
После того, как вы заполните и измените вышеуказанные шаблоны, можете звонить!
(1) Сбор чисел
- Сначала я подумал о потенциальных спонсорах, учитывая характер и размер моего мероприятия. Если вы устраиваете соревнование, как я, постарайтесь найти компании, которые хотят нанимать таланты. Если вы занимаетесь пробежкой, вы можете найти компании по производству энергетических напитков. Подумайте о демографических данных ваших участников и о том, какая отрасль хотела бы привлечь их больше всего.
- Когда у вас есть представление о том, как выглядят ваши потенциальные спонсоры, попробуйте поискать в Google «‹industry›‹ страна, в которой вы живете ›». В Google запишите название компании и контактные номера и поместите их в Google Таблицы. В моем случае я бы нашел «технологическую компанию Малайзии» или «Программирующую Малайзию».
- Когда я думаю, что у меня достаточно номеров для звонка, я начну звонить с первого номера, используя скрипт холодного звонка. Это нормально, когда некоторые компании не отвечают на звонок.
- Когда я получил PIC на линии, я представил мероприятие, используя сценарий звонка, и спросил, могу ли я отправить им спонсорское предложение на их электронную почту.
- После отправки электронного письма, в зависимости от ситуации, вы можете позвонить им еще раз, чтобы подтвердить, что они получили письмо.
- Через несколько дней не забудьте позвонить, чтобы узнать, как продвигается спонсорство. Также не забудьте записать обновление в Google Sheet, обновив дату и статус. Если они заинтересованы, посоветуйте им отправить бланк подтверждения.
- После получения квитанции-подтверждения вы можете помочь спонсорам перевести деньги на банковский счет.
- После получения денег отправьте спонсору письмо с благодарностью и квитанцией.
- И не забудьте попросить изображения логотипа с высоким разрешением, если вы обещали разместить логотип спонсора на распечатках!
- Повторяйте шаги, пока у вас не наберется достаточно спонсоров.
Несколько заключительных советов - на основе моего трехкратного опыта
- Как бы вы ни старались, отказов будет больше, чем принятия. Успешность получения спонсоров просто очень низкая.
- Но раз уж это так сложно, то чувство успеха и радости тоже огромно! Вы будете чувствовать себя очень мотивированными после каждого подтвержденного спонсора, просто продолжайте звонить!
- Хорошее время для звонка - утром около 9.30–11.30, так как привратники вряд ли будут сварливыми и уставшими.
- Перед тем как позвонить, попробуйте сделать несколько глубоких вдохов, чтобы расслабиться, как показали исследования (ссылка на статью Гарвардской медицинской школы).
- Особо отмеченные типы компаний (это просто мое практическое правило, я считаю, что есть исключения): компании, у которых очень малая прибыль; Компании, которые не слишком заботятся о маркетинге ваших целевых участников; и компании, которые в настоящее время увольняют сотрудников.
- Типы компаний, отмеченных зеленым знаком (также, просто мое практическое правило, я считаю, что есть исключения): Растущие компании, которые стремятся нанять много людей по средней или немного более высокой цене. чем средняя зарплата. Это просто означает, что у них есть еще немного денег в банке, которые они могут потратить на КСО (корпоративную социальную ответственность) и привлечение талантов.
Заключение
На самом деле собрать деньги для мероприятия очень просто, вам просто нужно иметь запись о потенциальных спонсорах Google Таблицы (шаблон), спонсорское предложение (шаблон), шаблон электронной почты (шаблон) и скрипт холодных звонков. (Шаблон) готов. Измените их в соответствии со своими потребностями. Когда все будет готово, просто следуйте инструкциям в разделе (B) Фактические действия, чтобы добраться до спонсоров. Чтобы собрать достаточно денег, вам просто нужно продолжать попытки. 💪💪💪
Написание этого поста заняло много времени. Если вы считаете, что это полезно, не стесняйтесь добавить его в закладки ⭐, дать мне хлопнуть 👏👏 или поделиться этим 📤 со своими друзьями, которые могут думаю, это полезно. 😉
