Почему вам нужно очистить базу данных поставщиков
В этой области есть много возможностей для улучшений. Без всякого преувеличения мы можем смело заявить, что почти каждая база данных поставщиков содержит дубликаты, неточные или неполные записи. Кроме того, весьма вероятно, что вы ежедневно используете несколько баз данных, а не только одну. Очистка баз данных ваших поставщиков может помочь вам структурировать и сгруппировать данные, чтобы получить единую чистую и надежную основную базу данных поставщиков.
Повышение качества и точности вашей базы данных поставщиков
Само собой разумеется, что любая база данных поставщиков быстро устаревает. Это неизбежный процесс. По некоторым оценкам, различные изменения могут ежегодно затрагивать от 30 до 40% доступных данных в базе данных поставщиков. Ваш бизнес постоянно перемещается, объединяется или меняется, включая имена и контактные лица, связанные с ним. Кроме того, некоторые базы данных могут содержать несколько сотен миллионов записей, которые необходимо постоянно обновлять. Таким образом, повышение качества ваших бизнес-данных и оптимизация процессов управления данными являются абсолютной необходимостью. Вы должны постоянно нормализовать, рационализировать, стандартизировать, обновлять, улучшать и поддерживать свои данные. Излишне говорить, что вы также должны удалить все повторяющиеся записи. Дублирующиеся и неточные данные о поставщиках должны быть удалены, как только вы их идентифицируете и найдете в своей системе. Постоянное обновление, организация и расширение базы данных поставщиков позволит вам получить максимальную отдачу от ваших бизнес-систем. Когда вы используете чистую и точную основную базу данных поставщиков кредиторской задолженности, вы сможете работать более эффективно. Кроме того, вы можете оптимизировать процессы закупок и обеспечить существенную экономию средств.
Внедрение ERP или системы электронных закупок
Успех или неудача внедренной ERP-системы или системы электронных закупок полностью зависит от качества данных, которые вы вводите и используете. Очистка и обслуживание базы данных позволит вам добиться наилучших результатов от вашей бизнес-системы. Что следует внедрить, ERP или систему электронных закупок? Чтобы ответить на этот вопрос, вам необходимо оценить размер вашей компании и ожидаемые результаты. Подробнее об этих системах вы можете узнать в нашем разделе про Электронные закупки.
Процесс консолидации
Самый первый шаг в определении возможностей для консолидации вашей базы данных поставщиков — провести целостный обзор всех данных в ней. Ваша конечная цель, конечно, будет состоять в том, чтобы создать чистый, полный, надежный, точный и актуальный набор данных, который объединяет всех «подобных поставщиков» и документирует различные отношения между ними.
Счета обработаны и оплачены дважды
Наличие дубликатов поставщиков приводит к созданию дубликатов платежей. Особенно в тех случаях, когда существует более одной базы данных поставщиков. Обычно эти сценарии с несколькими базами данных поддерживаются разными членами организации, которые следуют разным протоколам и могут даже иметь разные форматы данных и таксономии.
Интеграция файлов базы данных поставщиков
В мире, где доминируют ERP-системы, текущая тенденция заключается в развертывании дополнительных веб-программных продуктов для управления такими вещами, как Выставление счетов, Закупки или Сбор данных о поставщиках. Каждая из этих разрозненных систем поставляется из коробки со своей размещенной базой данных и позволяет как вам, так и поставщикам вносить изменения. Все эти данные нуждаются в сборе, организации и упорядоченной интеграции обратно в Vendor Master. В конечном счете, все усилия должны вернуться к одной центральной основной базе данных поставщиков, которая содержит всю необходимую информацию.
Первоначально опубликовано на http://p2pconnect.com 9 мая 2019 г.
