По мере развития технологий искусственный интеллект может в некотором роде подорвать каждую отрасль. Управление документами - это одна из областей, которая является важным аспектом повседневной работы каждого человека или бизнеса. AI собирается сделать управление документами в высшей степени автоматизированным и намного более эффективным и действенным. Это заставит документы работать на вас по 4 ключевым аспектам документооборота:
Автоматическая категоризация
Первая проблема, с которой сталкивается каждый при организации своих документов, - это правильно назвать файлы, распределив их по папкам с правильными именами. Это звучит очень прямолинейно, но со стороны пользователя требуется много усилий и планирования, чтобы сделать это правильно. AI может использоваться для автоматической категоризации, поскольку механизм AI может различать разные документы и каталогизировать их соответствующим образом, не требуя от пользователя никаких ручных усилий, кроме простой загрузки документов.
Удобство поиска
Самая большая проблема в управлении документами - иметь возможность искать документ, когда это необходимо. Это каким-то образом связано с этапом категоризации, потому что правильная индексация и теги документа важны для того, чтобы сделать его доступным для поиска. Механизм искусственного интеллекта может автоматически определять различные атрибуты документа и сохранять их соответствующим образом. Например, когда пользователь загружает водительские права, он может в будущем искать его, выполнив поиск в папке личных документов или в папке с документами транспортного средства, либо с помощью текстового поиска «Водительское удостоверение» и т. Д. Механизм AI будет гарантировать, что документ помечен для все возможные атрибуты, кроме того, документ доступен для поиска по тексту внутри документа, что упрощает поиск документа в любое время.
Извлечение важной / полезной информации
При всех традиционных способах хранения документов, будь то физическое или цифровое, ценная информация, хранящаяся в документах, просто остается неиспользованной, потому что нет способа извлечь соответствующую информацию и сделать ее заранее доступной для использования пользователями или для выполнения каких-либо действий. Например, если пользователь хранит страховой документ, который необходимо обновить в определенную дату, этот документ не сможет предупредить пользователя о приближении даты, чтобы пользователь мог своевременно принять меры. Это будет зависеть от того, запомнит ли пользователь эту информацию или сохранит ее где-нибудь отдельно, чтобы напоминать о ней вовремя.
С другой стороны, система на основе ИИ может автоматически понимать, какая информация важна, извлекать ее из документа и делать ее доступной для пользователя для выполнения необходимых действий. Система на основе ИИ действительно может заставить «документы работать на пользователя».
Постоянное обновление
Одним из основных аспектов управления документами является обеспечение того, чтобы система постоянно обновлялась, при этом все последние документы сохранялись, а избыточные / просроченные / нерелевантные - больше не относящиеся к делу документы отбрасывались. Это гарантирует, что можно избежать ненужного беспорядка, улучшая поиск документов, а также помогает контролировать расходы на место для хранения. Беспорядок и рост стоимости хранилища могут очень быстро выйти из-под контроля, если не управлять должным образом, потому что в современном мире, когда у нас столько цифровых данных создается каждый день, а цифровое хранилище является относительно очень дешевым, мы склонны просто сбрасывать все и вся в цифровом формате. хранилища как на устройстве, так и в облаке.
Система управления документами на базе искусственного интеллекта может отслеживать все это автоматически и предупреждать пользователя о том, что все документы обновлены. Благодаря надлежащей связи с исходными поставщиками документов, электронной почтой и другими поставщиками облачных хранилищ, он может даже автоматически обновлять и удалять большое количество документов, экономя много времени и усилий для пользователя.
Все хотят иметь более организованную жизнь в целом, но большинство людей борются с этим, потому что для выполнения всех вышеперечисленных задач требуется много усилий. Система с искусственным интеллектом может позаботиться обо всем этом и сэкономить много времени и усилий для пользователей. Что еще более важно, это может дать пользователям душевный покой, зная, что интеллектуальная система гарантирует, что вы все время будете организованы!
Чтобы ознакомиться с системой управления документами на основе искусственного интеллекта, посетите - Сортированный веб-сайт
Изображение предоставлено
https://miuros.com/categorization-whitepaper/
http://inmyownterms.com/six-document-search-engines-use/
https://www.freepik.com/free-vector/selecting-personnel-cartoon_760401.htm
https://www.wpbeginner.com/beginners-guide/why-you -should-always-use-the-latest-version-of-wordpress /
