Преодолейте ерунду и начните вкладывать немного смысла в свою работу
Слишком много встреч. В этом месяце я сказал эти три слова слишком много раз. Иногда в качестве мимолетного комментария самому себе. В других случаях в форме жалости к самому себе, как это чрезмерное, эгоцентричное несчастье по поводу текущего состояния моей работы.
Вместо того, чтобы кричать во все горло и вытаскивать себя из колеи, в которую я попал, я просто принял это как образ жизни - «так оно и должно быть, и я ничего не могу с этим поделать». . » В конце концов, я сознательно выбрал должность менеджера, и слишком много встреч почему-то казались частью работы менеджера.
Прошло несколько месяцев, и дела пошли еще хуже. Мои возможности увеличились, размер моей команды увеличился более чем вдвое, как и количество встреч. Я совершенно потерял контроль над своим временем. Я был в постоянном бешенстве в течение дня, переходя от одной встречи к другой только для того, чтобы оставаться истощенным, дезориентированным и сварливым.
Я любил свою организацию и свою команду. Но я не чувствовал себя так хорошо от своей работы. Слишком много встреч стало легким побегом и оправданием, чтобы избежать того, что требовало моего времени и внимания - планирование будущего, определение лучших возможностей для моей команды или инвестирование в собственное обучение.
В конце дня я часто задавался вопросом, добавил ли я в этот день реальную ценность. Да, я руководил множеством отличных проектов на работе, но я не чувствовал себя эффективным в своей работе. И отсутствие ощущения эффективности в работе заставляло меня чувствовать себя выгоренным.
Я слишком долго позволял оправданиям «слишком много встреч» и «это жизнь менеджера». Пришло время быть настоящим. Чтобы сурово взглянуть на свою жизнь и взглянуть в лицо реальности моей ситуации. Я хотел избавиться от собственной чепухи и начать вкладывать немного смысла в свою работу.
Процесс начался с простой цели - вернуть себе контроль над моим временем, чтобы делать работу, которая добавляет ценности.
«Make Time - это структура для выбора того, на чем вы хотите сосредоточиться, создания энергии для этого и разрыва цикла по умолчанию, чтобы вы могли начать более целенаправленно вести свою жизнь». - Джейк Кнапп, «Найдите время: как сосредоточиться на том, что важно каждый день»
Конечно, оптимизация времени, проводимого на собраниях, была очень важным компонентом достижения этой цели. Вот с чего я начал. Я решил начать с небольших изменений, чтобы не возвращаться к своему режиму по умолчанию, опасаясь, как все это будет работать.
Каждую неделю я просматривал свой календарь и задавал себе следующие вопросы:
- Как я могу повысить ценность этой встречи?
- Чему я могу научиться на этой встрече?
- Есть ли еще кто-нибудь, кто может занять мое место?
- Что будет, если я не приду на эту встречу?
Эти простые вопросы вызвали чувство осведомленности о собраниях, а не в моем режиме по умолчанию, который присваивался каждому собранию, которое появлялось в моем календаре. Я все еще посещал довольно много из них, но чувство контроля над своим расписанием побудило меня вывести этот процесс на новый уровень.
Я решил пойти ва-банк и создал пошаговый процесс, который каждый может использовать, чтобы лучше справляться со своим временем, отказавшись от встреч как способа заполнить время и начать создавать ценность.
Преодоление синдрома «слишком много встреч на работе»
Если вы не знакомы с Матрицей срочности / важности Эйзенхауэра, я предлагаю вам сначала получить базовое представление об этой структуре. Эта структура будет очень полезна, когда вы приступите к практической реализации стратегий, изложенных ниже.
Шаг 1. Предварительно выделите время для важных задач (без встреч)
Важные задачи приносят долгосрочную ценность для вас и вашей организации. Это высокоэффективные мероприятия, которые выведут вашу команду и вашу организацию на новый уровень.
Как менеджер и лидер, большая часть вашей работы заключается в том, чтобы тратить время на размышления о будущем своей команды, планирование того, как это будущее будет развиваться, и принятие мер, чтобы превратить его в реальность. Никто другой в команде не может этого сделать.
«Первая практика - это спросить, что нужно делать. Обратите внимание, что вопрос не в том, «Что я хочу делать?» Спросить, что нужно сделать, и серьезно отнестись к этому вопросу - вот что важно для успеха в управлении. Неспособность задать этот вопрос сделает неэффективным даже самого способного руководителя ». - Питер Друкер, «Эффективный руководитель: полное руководство по правильным действиям».
Каждую неделю заранее выделяйте время в своем календаре, чтобы освободить место для этих занятий. Заблаговременно заблокировав время для этих действий, вы не сможете попасть в срочное дело за счет откладывания важных действий. Это также заставляет вас сознательно расставлять приоритеты в работе, требующей вашего внимания, тем самым сокращая время, которое вы проводите на собраниях.
Шаг 2. Запланируйте все обязательные встречи
Это похоже на шаг 1, но на этом шаге вы предварительно блокируете время встречи. Да, я знаю, что мы стараемся сократить количество встреч. Важный шаг для этого - определить, какие встречи определенно неизбежны и в то же время достаточно ценны, чтобы их можно было продержать. На этом этапе, если вы не уверены в какой-либо встрече, просто припаркуйте ее.
На самом деле все встречи - не пустая трата времени. Если вы менеджер или лидер, встречи, такие как индивидуальные, проходные, встречи с заинтересованными сторонами и собрания персонала, на самом деле весьма ценны.
Планируя их заранее, вы отдаете предпочтение практически любой встрече над встречами, которые важны для вас и вашей команды. Однако будьте осторожны, выполняя это действие. Поначалу будет очень сложно расставить приоритеты только для абсолютно важных встреч. Чтобы не попасть в ловушку, в которую вы в конечном итоге втиснете все в свой календарь, используйте стратегию из шага 3.
Шаг 3. Делегируйте и расширяйте возможности
Легко поверить, что вы и только вы лучше всего подходите для участия в собрании, и никто другой не может занять ваше место. Отчасти правильно, а много неправильно.
Да, другие не могут занять твое место. Но вопрос, который вам нужно задать себе, заключается не в том, может ли кто-то заменить вас. Вместо этого вам нужно спросить:
- Кто может достаточно хорошо поработать на собрании?
- Кому вы можете доверить больше ответственности?
- Кто готов принимать такие решения?
«Если вы хотите делать несколько мелких вещей правильно, делайте их сами. Если вы хотите делать великие дела и оказывать большое влияние, научитесь делегировать полномочия ». - Джон К. Максвелл, «Развитие лидеров вокруг себя: как помочь другим полностью реализовать свой потенциал»
Если вы думаете, что никто из вашей команды не может занять ваше место на каком-либо собрании, это явный признак того, что вы не расширяете возможности своей команды. Вы - узкое место в процессе принятия решений в своей команде, и это подталкивает вашу команду к посредственности, а не к совершенству. Расширение прав и возможностей сотрудников не только высвобождает значительную часть вашего времени, но и создает здоровую рабочую среду, поскольку сотрудники чувствуют себя счастливыми, когда им доверяют.
Эффективное делегирование - важная часть вашей работы, в том числе делегирование встреч. Определите, какие собрания вы можете делегировать или как вы можете развить навыки в команде, чтобы члены вашей команды были готовы взять на себя некоторые из ваших встреч.
Не посещая эти собрания самостоятельно и используя обновления, чтобы поддерживать синхронизацию со своей командой, вы добьетесь гораздо большего за небольшой промежуток времени, чем вы бы вложили, если бы сами присутствовали на собрании.
Шаг 4. Разберитесь и устраните
Наконец, не стоит делегировать то, чего вообще не следует делать. Научитесь говорить нет абсолютно бессмысленным встречам. Встречи, которые не соответствуют миссии и целям компании и не приносят пользу вам и вашей команде, - это те встречи, от которых вам необходимо полностью избавиться.
От некоторых встреч трудно избавиться, потому что они дают вам чувство признательности и значимости. Они словно подстегивают вашу самооценку. Когда вы чувствуете себя пойманным в ловушку этого решения, просто спросите себя: что бы вы предпочли: время или ложное чувство собственного достоинства?
Эти встречи не просто стоят вашего времени. Вам будет лучше без них, и ваша команда определенно станет намного лучше, если вы потратите время и энергию на то, что важно в долгосрочной перспективе.
Другие стратегии рационального управления временем встречи
Применяя описанные выше стратегии, вы сможете значительно сократить время встречи. Однако вы еще не закончили. Вы можете сделать гораздо больше, чтобы вернуть свое драгоценное время:
1. Оптимизируйте частоту и продолжительность встреч
Вы действительно нуждаетесь в индивидуальном общении с каждым членом вашей команды каждую неделю? Что, если это будет раз в две недели? Какое значение имеет еженедельная встреча по сравнению с двухнедельной встречей? Какое значение имеет двухнедельная встреча по сравнению с ежемесячной?
Посмотрите на все свои еженедельные, двухнедельные и ежемесячные встречи. Зачем они нужны на текущей частоте? Определите, какие еженедельные встречи можно превратить в встречи раз в две недели, а какие - в ежемесячные встречи. Воспользуйтесь помощью своей команды, задавайте вопросы своим заинтересованным сторонам. Сосредоточьтесь на чем-то, что имеет смысл для вас обоих.
Еще одна отличная стратегия экономии времени, затрачиваемого на встречи, - это оптимизация времени встречи. Наблюдайте за своими собраниями и постарайтесь понять, сколько времени на самом деле тратится на бесценные обсуждения и сколько уходит на простое заполнение отведенного времени.
Согласно Закону Паркинсона, работа расширяется, чтобы заполнить время, отведенное на ее выполнение. Это касается и встреч.
2. Составляйте и объединяйте встречи
Некоторые встречи, возможно, стоит объединить из-за внутренней природы зависимости между ними. Они не только более полезны, но и отнимают у вас меньше времени. Потратьте некоторое время на то, чтобы определить, какие встречи стоит объединить.
Еще одна полезная стратегия - совместить похожие встречи друг за другом. Они могут не сократить общее время, затрачиваемое на собрания, но они уменьшают время, потраченное на переключение контекста.
Например, вместо одного двадцатиминутного занятия один на один, может быть полезно выполнить два упражнения подряд. Ваш мозговой ритм, установленный на первой встрече один на один, значительно облегчит вторую.
Как только вы начнете использовать стекирование в качестве подхода, ваши собрания будут автоматически оптимизированы, что требует применения стратегии №1 - сокращение времени этих встреч.
3. Проверяйте ежемесячно и ежеквартально
Саморефлексия с использованием цикла обратной связи - мощная практика, позволяющая со временем поправиться. Если у вас слишком много встреч, ситуация не улучшится ни через день, ни даже за месяц. Вам необходимо постоянно практиковать хорошие привычки, которые не позволят вам влюбиться в плохие.
Вы не можете проделать все это упражнение только один раз. Вы еще не закончили. Чтобы согласовать свои действия с желаемым будущим, вам нужно снова и снова возвращаться к этому упражнению. Учитесь на своем прошлом и применяйте эти знания в своем будущем. Посмотрите на календарь за последний месяц и спросите:
- Где я проводил большую часть своего времени?
- Сколько из этих встреч было действительно полезным?
- Почему я стал посещать собрания, которые позже казались ошибкой?
- Что я могу сделать еще, чтобы сократить время, проводимое на собраниях?
- Что я могу сделать меньше, чтобы сократить время, проводимое на собраниях?
Регулярное выполнение этого упражнения поможет вам оставаться в здравом уме, в то же время выполняя работу, которая повысит ценность вашей жизни и окружающих вас людей. В следующий раз, когда вы обнаружите, что говорите «слишком много встреч», сделайте паузу, позвольте словам вникнуть и немедленно назначьте время в своем календаре, чтобы повторить описанные здесь стратегии. Всего наилучшего!
«Ваша цель - не придерживаться определенного графика любой ценой; вместо этого нужно постоянно сохранять вдумчивое мнение о том, что вы делаете со своим временем в будущем ». - Кэл Ньюпорт, «Глубокая работа: правила целенаправленного успеха в отвлеченном мире»
Резюме
- Если вы заметили, что говорите «слишком много встреч», не думайте, что это часть вашей работы. Вы, вероятно, посещаете собрания, которые не приносят пользы вам и вашей команде.
- Вам нужно лучше управлять своим временем, в том числе временем, проведенным на собраниях. Никто другой не может сделать это за вас.
- Для начала каждую неделю заранее выделяйте в своем календаре время без встреч для важных дел, таких как планирование будущего для вашей команды. Заблокировав это время заранее, вы в конечном итоге будете тратить меньше времени на собрания, выполняя работу, которая подтолкнет вас и вашу организацию вперед.
- Следующим шагом является выделение места для встреч, которые имеют решающее значение для вашей команды, таких как личные встречи, обновления заинтересованных сторон, собрания персонала и т. Д. Планируя их заранее, вы оставляете меньше места для несущественных встреч.
- Определите, какие собрания можно делегировать членам вашей команды. Предоставляя своей команде возможность самостоятельно принимать решения, вы не только сокращаете время, проводимое на собраниях, но и способствуете созданию счастливой и здоровой рабочей среды.
- Наконец, расчистите свой календарь и исключите встречи, которые вообще не следует проводить. Эти встречи могут повысить вашу самооценку, но они никак не продвигают вас и вашу команду к достижению ваших целей.
- Как только вы освоите эти стратегии, сделайте еще один шаг и освободите больше времени, оптимизируя частоту и продолжительность встреч, объединяя и объединяя встречи, а также создавая привычку проверять свой прогресс каждый месяц и каждый квартал. Саморефлексия - это мощный метод извлечения уроков из прошлого и построения лучшего будущего для себя и окружающих вас людей.
Следуйте за мной в Twitter, чтобы узнать больше.
Эта история изначально была опубликована на https://www.techtello.com.
