Совещания не должны быть чем-то, чего ваша команда боится или пытается избежать. Главное, чтобы они были эффективными и полезными. Ознакомьтесь с этими 5 рекомендациями, чтобы получить максимальную отдачу от ваших совещаний.

Включиться в продуктивный рабочий процесс может быть сложно, если в вашем расписании есть постоянные встречи. Если вам интересно, как проводить эффективные и продуктивные встречи, вы не единственный.

Когда встречи часты и неэффективны, результатом становится низкая производительность, выгорание сотрудников и, в конечном итоге, неудовлетворенность клиентов. Когда встречи короткие и действенные, они лучше позволяют людям сотрудничать и работать в команде.

Самые продуктивные встречи разработаны с заранее определенной повесткой дня, целенаправленно отобранными участниками и задокументированными выводами с пунктами действий.

Существуют определенные действия, которые вы можете предпринять, чтобы улучшить этот опыт для себя и своей команды. Следующие методы просты в применении и предлагают практические шаги для проведения совещаний с высокой отдачей от инвестиций.

1. Асинхронный › Синхронный

Вы наиболее продуктивны, когда находитесь в своей зоне потока.

«Поток определяется как оптимальное состояние сознания, при котором мы чувствуем себя лучше всех и делаем все возможное… Поток — это экстремальные инновации, то же самое, что кислород для дыхания».Искусство невозможного, Стивен Котлер.

Если вы испытали это повышенное чувство продуктивности, вы знаете, о чем говорит Котлер. Это момент сосредоточения и связи с вашей работой. Встречи, которые нарушают ваш день, также могут нарушить вашу концентрацию, из-за чего вам будет трудно вернуться к этому моменту потока.

Вот почему лучшие встречи — это те, которых мы избегаем с самого начала. Если обсуждение можно провести асинхронно, будь то через Slack, Loom или электронную почту, вы должны это сделать.

Перевод совещаний на асинхронные подходы имеет ряд преимуществ:

  • Это уменьшает ненужное отвлечение.
  • Это повышает продуктивность команды.
  • Это помогает обеспечить более активное участие участников, когда необходимы встречи.

Использование альтернативных средств коммуникации также заставляет людей быть более краткими в своих сообщениях и медленно накапливает документацию, поскольку они вносят свой вклад в виде письменных сообщений или видео.

Чтобы иметь эффективную асинхронную коммуникацию, вам нужны правильные инструменты в вашей команде. Программное обеспечение, такое как Status Hero, Trello, Notion, Jira, GitLab или Slack, помогает уменьшить коммуникационный долг и предоставляет прозрачные обновления о том, что делают другие члены команды.

Если вам нужно провести встречу, потому что тема слишком сложна или деликатна, чтобы обсуждать ее в записи разговора, лучше запланировать встречу на как можно более короткое время.

Встречи продолжительностью от пятнадцати до тридцати минут более продуктивны, чем те, что длятся более часа. Участники не только теряют концентрацию во время таких длинных звонков, но часто убивают время, болтая о проблемах, которые можно легко решить с помощью нескольких сообщений в Slack.

2. Правильные участники

Если на собрании слишком много людей, ничего не получится. Слишком мало, и вы не можете принять решение, потому что вам не хватает ключевых игроков.

Наличие нужного количества людей так же важно, как наличие нужных людей на собрании.

Пригласите людей, у которых есть наиболее актуальные мнения по обсуждаемой теме, чтобы они могли предложить полезную информацию и конкретные предложения по решениям. Убедитесь, что у вас достаточно людей для эффективной совместной работы, но не настолько много, чтобы они соперничали друг с другом, чтобы внести свой вклад, тем самым подавляя друг друга и дискуссию.

Лучшие встречи имеют следующее:

  • Кто-то, ответственный за руководство собранием.
  • Кто-то, кто будет делать заметки.
  • Кто-то с нишевым знанием обсуждаемой темы.
  • Кто-то заинтересованный в разговоре.
  • Кто-то с достаточной властью принятия решений, чтобы одобрить продвижение вперед.

Эти факторы превращают встречу в продуктивную рабочую сессию, а не в статичную дискуссию.

3. Повестка дня

Использование наброска повестки дня гарантирует, что встречи не потеряют фокус и не отклонятся от темы, а участники сосредоточатся на вопросах, которые наиболее необходимы для завершения повестки дня. Если вы закончите повестку дня, вы закончите собрание.

Распространение повестки дня за несколько дней до начала также имеет решающее значение, чтобы участники могли подготовить свои предложения. Это обеспечивает более качественные разговоры и увеличивает ценность выделенного времени.

Повестка дня должна содержать цель встречи и список тем, которые будут обсуждаться, в том числе, сколько времени будет отведено каждой теме.

Поскольку рамки каждой встречи должны быть узкими, повестка дня также должна быть короткой. Чрезмерное обобщение тем приводит к слишком широким и бесплодным разговорам. Обычно хорошая повестка дня не включает более пяти пунктов.

Например, ваша повестка дня может выглядеть так:

  1. Введение в контекст (две минуты)
  2. Логистика (десять минут)
  3. Производство
  4. Распределение
  5. Следующие шаги (три минуты)

4. Примечания

Заметки, которые вы и ваша команда делаете во время совещаний, являются ключом к эффективной работе постфактум, поскольку они автоматически создают документацию для дальнейшего использования. Эти заметки также помогают людям, которые пропустили собрание, быть в курсе обсуждаемых вопросов и предпринятых действий. Это поощряет прозрачность внутри организации.

Заметки также помогают членам команды, присутствовавшим на собрании, поскольку они могут использовать эту документацию для отслеживания своего прогресса в достижении поставленных целей, тем самым повышая ответственность на будущее.

Заметки к собранию должны быть точными, легко усваиваемыми и общедоступными для остальной части команды, чтобы обеспечить их эффективность.

5. Следующие шаги

Настоящая проверка эффективности совещания — это то, что происходит после его завершения. Ваша команда должна покинуть собрание со списком результатов, которым нужно следовать. Это обеспечивает способ измерения прогресса и гарантирует, что ваша организация будет двигаться вперед к своим целям.

Список результатов и следующих шагов должен включать несколько элементов:

  • Четкие решения: это список ключевых решений, принятых во время встречи на основе повестки дня.
  • Дорожная карта результатов: в этом плане подробно описывается, на каком этапе находится ваша команда и что ожидается дальше.
  • Владельцы и сроки выполнения: здесь объясняются следующие действия, которые предпримет ваша команда, ожидаемый крайний срок для этих действий и члены команды, ответственные за их выполнение. Этот элемент является наиболее важным, поскольку он обеспечивает постоянный прогресс в достижении ваших целей.

Заключение

Совещания не должны быть чем-то, чего ваша команда боится или пытается избежать. Следование лучшим практикам проведения совещаний — это надежный способ улучшить совместную работу и повысить производительность в вашей организации.

Если вы используете установленную структуру, эффективные инструменты и четкую документацию для улучшения каналов связи, вы создадите более прозрачную и совместную команду, в конечном итоге создав среду, наиболее оптимизированную для достижения успеха.

Жюльетт Шевалье. Джульетта работает инженером-программистом, параллельно обучая программированию на конференциях и учебных курсах по всему миру. Ее цель — расширить возможности других, показывая им, что мы можем делать с нашим мозгом, компьютером и Wi-Fi.

Первоначально опубликовано на https://statushero.com.