Вместо этого используйте эти 3 решения для лучшего общения
Знаете ли вы, что некоторые менеджеры проектов полагаются на сарафанное радио при управлении своими проектами?
Это довольно странный способ сделать это, верно? Конечно, иногда мы все как бы дурачимся на проектах, но когда вы полагаетесь на то, что сказал один человек, и на то, что сказал другой человек, чтобы выполнить свою работу, все может запутаться.
И не только это, но и все это занимает довольно много времени. Вы должны постоянно связываться с людьми и спрашивать их, когда они собираются что-то сделать. И затем, когда они говорят вам, что собираются что-то сделать, только от вас зависит, достаточно ли вы им доверяете, чтобы действительно довести дело до конца.
У вас нет времени на такой стресс!
Управление проектом из уст в уста не работает.
Первое, что приходит на ум, когда я думаю об управлении проектами из уст в уста, это группа парней, которые собираются в комнате и говорят:
«Эй, Джо, у тебя есть минутка? У меня есть эта идея». *Джо кивает*
«Вы знаете, что мы изначально делали? Да нет, забудь об этом. Вместо этого мы собираемся сделать эту новую вещь». *Джо снова кивает*
Этот сценарий на самом деле ближе к тому, что происходит, чем мы могли бы подумать.
Руководители проектов, которые полагаются на сарафанное радио, обычно делают это по двум причинам:
- Потому что руководитель проекта предпочитает делать что-то устно, а не записывать организованно. (Подсказка: работы меньше.)
- Потому что заинтересованные стороны проекта не так любят читать документы и отчеты, как устные обновления. (Подсказка: работы все равно меньше.)
Но такой подход расстраивает всех участников.
Управление проектом только с помощью сарафанного радио от заинтересованных сторон приведет к тому, что вы будете засыпаны вопросами и просьбами от самых разных людей, которые не понимают вашей точки зрения как лидера.
Вы обнаружите, что часами ищете ответы или пытаетесь заполнить пробелы, которые изначально не были частью вашего плана, и в конечном итоге вы окажетесь нерешительным и слабым.
Есть лучшие способы управлять проектами, чем сарафанное радио.
Когда вы управляете проектом и у вас нет точного плана или какой-либо документации, у вас нет руководства, которое помогло бы вам принимать решения. Таким образом, вы начинаете полагаться на свою сеть как на способ заполнить пробелы.
Но использование вашей сети для связи имеет несколько серьезных недостатков:
- Информация не всегда будет точной.
- Вам трудно понять, какая информация важнее другой.
- Нет никакой структуры для того, как принимаются решения или как распределяются обязанности, поэтому приоритеты со временем меняются, и у команды нет возможности договориться о том, что является наиболее важным.
Решение
Используйте инструмент, который может помочь вам управлять вашими проектами.
Существует множество отличных онлайн-инструментов, которые помогут вам отслеживать ваш проект от начала до конца.
Инструмент позволяет назначать задачи, отслеживать прогресс и общаться с другими членами команды — как устно, так и письменно — так что вы всегда будете знать, что происходит с любым проектом.
И даже если вам придется частично полагаться на молву, по крайней мере, теперь вы лучше понимаете, как это работает.
Пишите хорошую документацию.
Некоторые люди думают, что время, потраченное на документирование, — пустая трата времени, потому что его никто не читает.
Но проектная документация может быть очень ценной для вашей команды, если она хорошо написана и точна, даже если это тяжелая работа.
Соберите свою команду и напишите подробный документ, в котором четко описывается роль каждого человека в проекте, кто за что отвечает и как должны приниматься решения.
Обсудите любые риски, которые, по вашему мнению, могут возникнуть в будущем, и составьте план их устранения, если они все же произойдут. Убедитесь, что все знают, как найти этот документ, и что вы сохраняете его в актуальном состоянии по мере продвижения к новым этапам или привлечения других людей к проекту.
Проводите кросс-функциональные групповые встречи, чтобы не отставать от всех отделов.
Чтобы убедиться, что ваш проект идет по плану, вам необходимо проводить собрания межфункциональной команды, на которых люди из разных отделов могут обмениваться информацией и обсуждать, что работает, а что нет.
Таким образом, все остаются на одной волне.
Вы также должны привлечь людей к ответственности, собрав их вместе в одной комнате. Так они видят лица друг друга и знают, кто за что отвечает.
В заключение
Сарафанного радио недостаточно для управления проектами, особенно в долгосрочной перспективе.
Это может быть полезно, если вы только начинаете и у вас не так много времени для работы над проектом, или если у вас есть клиент, который безумно легко идет на контакт. Но чтобы получить хорошие результаты в своих проектах, вам нужны хорошие навыки управления проектами.
Каждый проект процветает благодаря хорошему общению.
