Как эффективно проводить совещания в качестве инженера-программиста

Навык лидерства, который имеет решающее значение для достижения более высоких уровней карьерной лестницы.

Одним из наиболее важных навыков, которые вам необходимо развить на пути к должности старшего инженера-программиста или, в конечном счете, менеджера по персоналу, является умение проводить гладкие и продуктивные совещания.

По моему личному мнению, удачная встреча:

Имеет четкую цель — будь то обсуждение последних обновлений проекта или решение определенного списка открытых вопросов.
Необходимо — т. е. обсуждаемая тема требует личного обсуждения, а не обсуждения по электронной почте или в чате.
Включая нужных людей.
Остается на месте и эффективно использует время.
Заканчивается четкими выводами и действиями.

Вот мои лучшие советы по проведению хороших собраний.

1. Не бойтесь брать на себя ответственность.

В зависимости от вашего рабочего места от вас могут ожидать проведения совещания по инженерному проекту, если вы являетесь ведущим инженером этого проекта. Это, безусловно, имеет место в местах, где я работал. Если вы не уверены, поговорите со своим руководителем и узнайте, должны ли вы вести встречу или нет.

Если это ваша встреча, владейте ею. Проведение совещаний по инженерным проектам может быть пугающим, потому что в них часто участвуют представители разных дисциплин, от инженеров до команды UX и владельцев продукта. Менеджеры, в том числе ваш непосредственный руководитель, также нередко бывают на этих встречах.

Независимо от того, кто является участниками, не бойтесь брать на себя ответственность. Ведение собрания — это не вопрос превосходства или даже старшинства. Беря на себя инициативу, вы никого не оскорбляете, а скорее способствуете разговору. Вы следите за тем, чтобы обсуждение было плодотворным и заканчивалось тем, что все были на одной волне.

2. Подумайте над планированием встречи.

Как владелец встречи, вы должны решить, нужно ли это в первую очередь.

Особенно это касается повторяющихся встреч. Если вы проводите собрание, которое происходит, скажем, каждую неделю, заранее найдите время, чтобы оценить, достаточно ли тем для обсуждения на текущей неделе, или вам следует отменить его. Свяжитесь с другими участниками в чате или по электронной почте и узнайте, что они думают.

«Привет всем, есть что обсудить во вторник? Со своей стороны, я все еще работаю над [таким-то и таким-то], поэтому мне нечем поделиться особо интересным. Я ожидаю, что закончу с этим [такой-то и такой-то день].
Если никому нечего обсудить, может, мы отменим этот вторник и встретимся на следующей неделе?»

3. Составьте документ для заметок о собрании с четкой повесткой дня.

Перед началом встречи убедитесь, что у всех участников есть четкая повестка дня, которую могут прочитать и внести свой вклад.

Например, вы можете прикрепить к приглашению на собрание документ, содержащий любые пункты повестки дня, которые вы можете придумать. Отправьте электронное письмо или групповой чат как минимум за несколько часов до встречи, напомнив участникам о необходимости просмотреть повестку дня и добавить любые дополнительные вопросы, которые они хотели бы поднять. Повестка дня может выглядеть примерно так.

Норан: некоторые новости о сроках запуска
Джон: предложил улучшить язык, используемый в кнопках действий
Amaya: Можем ли мы снизить приоритет [такой-то функции], чтобы успеть к сроку запуска?

Для повторяющихся встреч вы даже можете автоматизировать это электронное письмо с напоминанием, и оно также напомнит вам просмотреть повестку дня.

Всем привет,

В преддверии сегодняшнего собрания, пожалуйста, ознакомьтесь с повесткой дня на сегодня и добавьте все, чем вы хотели бы поделиться или обсудить.

Увидимся там!

4. Составьте план проведения встречи.

Для совещаний, основанных на проектах, где основная цель состоит в том, чтобы члены команды поделились своими обновлениями, может быть хорошей идеей просмотреть выбранный вами инструмент управления проектами и позволить всем говорить о назначенных им задачах.

В противном случае используйте повестку дня в документе с заметками о собрании в качестве руководства. Вы можете пройтись по пунктам повестки дня по порядку, но вы можете свободно расставлять приоритеты в отношении одних пунктов перед другими по своему усмотрению.

«Хавьер, я вижу, у вас есть статья о [то-то и том-то], но если вы не возражаете, давайте сначала обсудим [то-то и то-то] и уберем это с дороги, чтобы мы могли разблокировать инженерную работу».

5. Убедитесь, что кто-то делает заметки.

Во время встречи кто-то должен обновлять пункты повестки дня по мере их обсуждения, добавляя мысли, решения или действия.

Если вы не сможете сделать это во время собрания, спросите у другого участника, готовы ли они стать волонтерами.

6. Знайте, когда нужно вмешаться.

Если вы чувствуете, что разговор уходит в сторону, или если дискуссия становится слишком горячей или занимает слишком много времени, вы должны вмешаться, чтобы разрядить ситуацию и вернуть все в нужное русло.

«Хорошо, я думаю, что это было очень плодотворно. Я понимаю, что у нас мало времени, так что давайте подумаем еще немного и вернемся к этой теме в другой раз. А пока давайте перейдем к следующему пункту».

7. Позаботьтесь о свободных концах.

Чтобы провести хорошую встречу, нужно убедиться, что на ней нет незавершенных концов. Обратите внимание на время. Если вам удалось охватить все пункты повестки дня за оставшееся время, обязательно спросите всех, есть ли у них какие-либо другие спонтанные вопросы для обсуждения, которых не было в повестке дня. Если, с другой стороны, у вас мало времени, и у вас все еще есть важные вопросы для обсуждения, то предложите запланировать последующую встречу.

8. Держите всех в курсе после встречи.

После собрания обязательно выполните одно из следующих действий. Отшлифуйте записи встречи, которые были написаны в спешке во время встречи. При необходимости назначьте действия. Отправьте электронное письмо с заметками или кратким изложением обсуждения, а также дальнейшими шагами.