Как не тратить время всех на встречи

Если вам нужно одним словом определить причину, по которой человеческая раса не достигла и никогда не достигнет своего полного потенциала, то этим словом будут «встречи».

— Дэйв Бэрри

Мы проводим бесчисленные часы на совещаниях, обсуждая чертовски много тем, несколько важных и множество не относящихся к делу.

На многих встречах мы обсуждаем, почему работа не выполняется. По иронии судьбы, мы не понимаем, что из-за этих бесконечных совещаний работа не выполняется.

Эти встречи были перерывами на рабочем месте в течение многих лет. Теперь эти собрания превратились в онлайн-звонки и занимают вас в работе из дома.

Почему мы тратим довольно много времени на встречи — вот несколько причин:

Отношение к встречам как к началу/концу дня

Было время, когда я начинал свой день со стендапа, который был назначен на 11 утра. И я раньше удивлялся, почему я не могу выполнить работу.

Многие из нас сознательно или бессознательно используют собрания как начало или конец дня или недели. Да, несколько раз встречи задавали тон дню/неделе. Но не стоит считать эти встречи началом/концом дня.

Я зафиксировал это восприятие, начав рано утром, за несколько часов до стендапа. Я был удивлен, увидев, чего я могу достичь за день или за неделю.

Встречи без повестки

У вас собрание для принятия решения, а не для решения вопроса

- Билл Гейтс

Мы часто оказываемся на собраниях, у которых нет повестки дня. Совещание без четкой повестки дня — это верный способ растратить свое время и усилия других людей.

Вы всегда хотите иметь встречи, которые заканчиваются заключением. Чтобы прийти к выводу, вам нужно иметь правильные вопросы. Повестка дня ставит эти вопросы и дает направление собранию.

Наличие повестки дня встречи приводит к измеримым результатам. И вы не хотели бы присутствовать на встрече, которая не будет иметь результата.

Встречи для обмена информацией

Совещания — признак плохой организации. Чем меньше встреч, тем лучше.

— Питер Друкер

Люди настолько пристрастились к встречам, что не могут придумать никакого другого канала для обмена информацией. Я несколько раз оказывался на таких встречах.

Сегодня существует множество способов общения — электронная почта, чат, инструменты управления задачами, баг-трекеры и т. д. Любая информация или данные, которые могут быть отправлены по этим каналам и если получатель способен их понять, не требуют встречи.

Я часто отказываюсь идти на встречу, у которой нет повестки дня. Эти встречи перескакивают с темы на тему и тратят время каждого.

Частые встречи заканчиваются одними и теми же дискуссиями, потому что между встречами мало что делается.

На протяжении всей своей карьеры я видел эти ежедневные собрания, на которых все сообщали о том, что они сделали за прошедший день. Довольно часто я понимал, что между двумя встречами многие из нас мало чего добились.

Большую часть времени мы выполняем сложную работу, требующую нескольких дней, чтобы результат проявился. Эти ежедневные совещания по статусу — просто пустая трата времени, если вам нужно сообщать о том, что вы сделали.

Хотя я предпочитаю не вдаваться в мельчайшие детали стратегий, которые использую, другие просто говорят, потому что считают, что должны. Они передают информацию, бесполезную для других.

Предлагаю увеличить разрыв между такими встречами.

Мы не думаем, что нам нужно время, чтобы сменить контекст

Большинство менеджеров и лидов не представляют, сколько времени тратится на переключение между задачами. Вы работаете над сложной задачей и вдруг получаете кайф. Чтобы вернуть внимание к задаче после звонка, требуется значительное количество времени.

Нам нужно ценить поставленную задачу больше, чем случайные встречи. Если вы заняты чем-то важным, я предлагаю вам перенести встречу.

Страх пропустить (FOMO)

Я думаю, что это основная причина всех встреч, которые на самом деле не нужны. И это причина того, что люди, посещающие встречи, вообще не нуждаются в их присутствии.

После пандемии FOMO резко вырос, половину времени люди, сидящие вдали от других, разговаривают по телефону. Особенно это касается менеджеров. Они не получают информацию от команды, и срабатывает FOMO, они организуют встречи и заставляют других присутствовать на них.

Подведение итогов

Может быть много других причин, по которым люди проводят собрания. Я не говорю, что все встречи бесполезны. Я имею в виду, что мы должны избегать всего ненужного.

Я был бдителен в этом вопросе. Я часто отказываюсь от встреч и прошу других общаться по электронной почте или в чате. Темы, которые можно решить по электронной почте или в чате, не следует выносить в дискуссионную комнату.

Мы с моей командой строго придерживаемся графика, в течение которого мы не мешаем друг другу, если только не сломается что-то серьезное.

Надеюсь, вам понравилось это читать. Если вы хотите поддержать меня как писателя, рассмотрите возможность подписки стать участником Medium. Всего 5 долларов в месяц, и вы получаете неограниченный доступ к Medium.