Я был ведущим руководителем команды Bayview Hackathon Team. Мы только что закончили проводить наше первое мероприятие, и это был взрыв. Подготовка к хакатону заняла около 3–4 месяцев, включая планирование, организацию, рекламу и прокрастинацию. Для сравнения, само мероприятие было намного короче, всего 3 дня, но без подготовки мы бы с треском провалились. Фактическое событие, возможно, не имело большого успеха для крупной корпорации, но оно имело огромный успех для группы из 5 учеников, которые учились в старшей школе два года. Мы раздали денежные призы на сумму 340 долларов и другие призы на сумму более 600 долларов. У нас было более 47 участников из более чем 6 разных стран и более 9 работ. Я расскажу историю этого хакатона от начала и до конца с точки зрения руководителя.
Начало:
Идея пришла нам с другим руководителем во время одного из наших уроков истории. Мы как раз работали над проектом, когда нам обоим пришла в голову идея, что мы должны сделать что-то, чтобы помочь сообществу. Мы хотели провести хакатон. Он убедил двух других друзей собраться вместе, и я привел с собой одного из своих друзей. Мы впятером собрались и начали работать. Начало было довольно неловким. Несмотря на то, что мы ходили в одну школу, мы не очень хорошо знали друг друга, но, тем не менее, у нас получилось. Любой хороший проект начинается с идеи. У нас уже была идея провести хакатон, но нам все еще не хватает подсказки. Мы решили выйти за рамки кодирования и изучить актуальные проблемы реального мира в то время. Мы выбрали пандемию. Это вполне очевидный выбор, самой большой проблемой, с которой все столкнулись в то время, была пандемия. Мы все застряли дома, вдали от работы и школы, и боялись за свою жизнь. Передовые медицинские работники борются еще больше, поэтому мы решили, что подсказка заключается в том, чтобы помочь нашим преданным работникам здравоохранения.
Процесс
Получив приглашение, мы приступили к работе. Мы определились с платформой, на которой будем проводить хакатон, DevPost. Мы начали печатать описания хакатона, требования и сопутствующие детали. Этот шаг был быстрым и практически не требовал усилий. Мы промчались через этот процесс на всех парах, а затем столкнулись с препятствием. У нас не было никаких призов, которые мы могли бы раздать нашим победителям; у нас не было спонсоров; у нас не было семинаров или приглашенных докладчиков; самое главное, что у нас было не так много участников. На мой взгляд, это самая сложная часть проведения хакатона. Мы рассказали всем, кого знали о сервере разногласий, и еженедельно публиковали сообщения на наших страницах в Instagram, Twitter и Facebook. Тем не менее, у нас было не так много участников, что удивительно, к нам обратились многочисленные спонсоры, потому что они видели нашу рекламу.
Спонсор
Мы общались со многими спонсорами по поводу спонсорских сделок. Жалко, что ни один из спонсоров не захотел спонсировать реальными деньгами. Похоже, они более охотно предлагают бесплатные пробные версии своих услуг. В каком-то смысле то, что они предлагают, для них почти ничего не стоит, потому что это просто бесплатная пробная версия, и еще меньше для участников, потому что это просто приманка для них, чтобы использовать услугу, которой они, вероятно, никогда не воспользуются снова. Однако, если спонсоры могут предоставить больше, чем бесплатную пробную версию, например, запись семинара или более полный пакет для наших участников, то это имеет большую ценность. В конце концов, руководство должно прийти к выводу, что спонсорская сделка должна приносить пользу участникам. Если это выгодно всем, кроме участников, это плохая сделка. При этом к спонсорам, которых мы выбрали, следует относиться с величайшим уважением. Мы стараемся общаться с ними как можно чаще и держать линию связи открытой. Обычно мы назначаем одного или двух руководителей из команды для работы с конкретным спонсором. У нас был некоторый успех со спонсорами для новичка. Нам удалось найти много замечательных спонсоров для нашего мероприятия. Мы также посвятили часть нашей презентации спонсируемым сообщениям. Мы также размещали рекламные сообщения в наших аккаунтах в социальных сетях. Нас спонсировали ведущие ученики и echo3d
Семинар и приглашенный спикер:
Нам удалось найти 2 приглашенных судей и спикера для нашего мероприятия. Также мы общались с двумя хостерами воркшопа. Поиск приглашенных судей и организаторов семинаров — это почти та же история, что и поиск спонсоров. Иногда человек или организация хороши, но это не то, что вы ищете. Найти их также было сложно, потому что не ожидайте, что кто-то с высокой ценностью свяжется с вами, вы должны активно с ними связаться. Особенно, если вы проводите мероприятие впервые. Нам пришлось связаться со многими людьми, прежде чем они ответили. Не расстраивайтесь из-за того, что они не отвечают на ваше электронное письмо, потому что, если вы его найдете, это все, что вам нужно. Кроме того, попробуйте опубликовать сообщение в социальных сетях и дать понять, что вы пытаетесь найти приглашенных докладчиков и семинары. Обеспечение наилучшего опыта для участников всегда является вашим главным приоритетом, поэтому обязательно постарайтесь найти их. Они могут превратить ваш хакатон из среднего уровня в мгновенный высший уровень.
Участники:
Наличие общей членской базы очень важно. Если у вас около 1000 подписчиков, это превратится примерно в 50 потенциальных участников. Коэффициент конверсии может показаться низким, но увеличить базу подписчиков очень просто. Просто выделите 15 минут из своей повседневной жизни и подпишитесь на как можно больше людей или опубликуйте пост. Наш опыт показывает, что вы должны публиковать от 1 до 2 постов в Instagram и Facebook в неделю, однако вы должны публиковать намного больше в Twitter. Я бы предложил публиковать 1-2 раза в день, но, конечно, это может быть не так целесообразно. Если у вас есть дополнительный бюджет, обязательно используйте функцию рекламы на этих платформах, они помогают сэкономить много времени. Донести информацию сложно, но усилия того стоят. Не забудьте опубликовать еще больше прямо перед мероприятием, так как там может быть несколько душителей.
Мини-события:
Как я мог забыть мини-события? Они — лучшая часть хакатона для докладчиков. Это когда вы можете общаться с участниками, играя с ними в игры. Вы должны проводить мини-мероприятия между семинарами, чтобы разделить время. Мини-мероприятия — это веселый способ поднять настроение и снять стресс у участников. Мы играли в каракули и шрифтовые гонки. Вы также можете присоединиться к участникам игры и пообщаться с ними. Мини-мероприятия обычно длятся около 30 минут и пытаются дать участникам небольшой стимул.
Платформа:
Мы провели наше мероприятие на DevPost. Здесь участники могут представить свои проекты и многое другое, нам очень нравится сайт. Он прост в использовании и выкладывает все для вас. Даже если это ваш первый раз, у вас не должно возникнуть проблем с этим. У нас есть канал на YouTube, страница в Instagram, учетная запись в Twitter и страница в Facebook. Это обязательные атрибуты мероприятия. Так же у нас есть дискорд сервер. Именно там мы общаемся с участниками, отвечаем на конкретные вопросы и размещаем объявления. Расширение сервера разногласий — самое сложное, но оно может быть более полезным, чем любой другой сайт. Мы проводили наши встречи через зум.
За 7 дней до мероприятия:
Теперь все готово, все, что вам нужно сделать, это завершить календарь, внести некоторые окончательные корректировки и опубликовать свое окончательное объявление. Убедитесь, что все на борту, и все в вашей команде понимают, что им нужно делать. Также подготовьте ссылки на встречи в Zoom и все необходимые ссылки. Убедитесь, что ваши участники знают, когда все произойдет. Это также время, когда участники собираются засыпать вас вопросами. Убедитесь, что у вас есть по крайней мере два человека, готовые отвечать на вопросы в течение дня. Отвечая на вопросы о формате хакатона или о самом хакатоне, ваш ответ должен быть четким и подробным. Также будьте последовательны в ответах. Если они спрашивают о своем проекте, например, хороший у них проект или нет, всегда говорите в общем и в позитивном ключе. Старайтесь оставаться нейтральным, отвечая на все вопросы, которые могут у них возникнуть. Помните, чтобы ваше мероприятие получилось сейчас и в будущем, вы должны завоевать доверие. Кроме того, создайте слайд-шоу церемонии закрытия, просто оставьте место для победителей пустым.
В ночь открытия:
Наш старт состоялся в пятницу вечером. Мы разместили его через Zoom. Мы старались призывать всех прийти, но на всякий случай записали все презентации и выложили их на youtube. У нас было представление команды руководителей, наших спонсоров и обзор презентации. Тогда мы официально начали. Мы подробно объяснили подсказку и наше творчество, стоящее за ней. Затем мы перешли к нашему спонсируемому сообщению. После этого мы перешли к расписанию хакатона, чтобы все закрепить. Затем мы перешли к правилам хакатона. Участники будут очень изобретательны, задавая вопросы о правиле. Они будут постоянно проверять, является ли что-то обманом или нет. Они также будут повторять вопросы. Наберитесь терпения и ответьте на все вопросы полностью. Потом вручили призы и всех отправили.
В первый день:
Мы провели один из мастер-классов и мини-мероприятий. Вам не нужно, чтобы вся ваша команда присутствовала на мероприятии. В зависимости от количества участников вы можете разделить роли. Всегда пусть администратор контролирует чаты во время презентации. Назначьте главного докладчика, который будет руководить группой на этом мероприятии. Они могут решить на месте, следует ли изменить определенные вещи.
Последний день:
Наши участники представили в полдень. Мы получили около 10 заявок. Затем мы использовали DevPost для оценки всех материалов. Каждый судья входит в свою учетную запись и соответственно оценивает каждый из проектов. Убедитесь, что у вас единый стандарт судейства. Кроме того, убедитесь, что ваши участники знают ваш стандарт судейства. Дайте судье немного свободы для творчества и разнообразия в оценке. После всего подсчитайте счет и приготовьтесь к церемонии закрытия. На церемонии вы представите победителей. Всегда создавайте позитивную и активную атмосферу. После того, как вы определили победителей, не забудьте связаться с победителями по поводу призов. Обычно вы можете провести церемонию закрытия в день мероприятия, но если заявок много, то это займет больше времени. Кроме того, помните, что не все собираются представить проект, и некоторые представленные проекты не так хороши.
После мероприятия:
Пора все подводить. Разместите объявление в своих социальных сетях и сообществах о победителях, поздравьте и поблагодарите всех за участие. Сделать общую форму обратной связи для участников. Разошлите призы победителям. Если они местные, ваша работа намного проще, однако, если они международные, история может быть сложнее. У нас был победитель из Индии. Не было возможности отправить им призы обычным способом, однако после неустанных усилий мы использовали Wise, чтобы передать им приз. Как только вы все это сделаете, сделайте перерыв, перезарядитесь и подготовьтесь к следующему событию.
Если ты заинтересован
Вот ссылка на наш дискорд сервер, здесь вы найдете все, что вам нужно. Через два месяца у нас будет еще один хакатон. Следующий хакатон будет еще лучше и приятнее.
Если вы хотите узнать больше, загляните также в наш дискорд.
