Как получить максимум от личных встреч

Из всех различных типов совещаний, часто проводимых на рабочем месте, встречи 1:1 кажутся наиболее сбивающими с толку. Я хочу потратить некоторое время на то, как я подхожу к 1:1, как наставнику, так и подопечному.

Главное иметь в виду какую-то цель. Вы можете не знать, что вы на самом деле хотите получить от своих 1: 1, и это нормально. Требуется время, чтобы узнать, что вы хотите получить от этого. В большинстве случаев действенная обратная связь — это самая полезная информация, которую вы можете получить от кого-то, особенно если он находится на более высоком уровне. Я могу написать целую историю о том, почему я люблю обратную связь от коллег, но сейчас я хочу сосредоточиться на том, как извлечь максимальную пользу из 1:1. Я поделюсь некоторыми стратегиями, которые я использую, чтобы убедиться, что мои встречи 1:1 значимы и эффективны.

Используйте время, как хотите.

Обратная связь не должна быть вашей целью с 1:1. Хотя я утверждаю, что вы должны постоянно получать отзывы от коллег, ничего страшного, если вы ищете что-то еще. Дело в том, что вы понимаете, что это то, что вы на самом деле хотите.

На традиционном групповом собрании обычно есть четкий ход, который можно предвидеть, и четкая цель, которая служит центральной темой для обсуждения. Иногда тебе не нужно ничего говорить, иногда от тебя ждут, что ты будешь вести встречу.

1:1 уникален, потому что это только вы и еще один человек. Нет документов для обзора и презентаций для освещения. Участники сами определяют направление разговора. Перед встречей оба участника должны обдумать, что они хотят получить от обсуждения. По моему опыту, пропуск этого шага обычно приводит к негативному опыту.

В зависимости от того, с кем я встречаюсь, я устанавливаю разные цели для 1:1. Когда я встречаюсь со своим менеджером пропущенного уровня, я решаю собрать подробности о его планах высокого уровня для команды на ближайшие месяцы и кварталы. Я также сообщаю краткие новости о статусе моих текущих проектов, чтобы он знал, над чем я работаю, где я нахожусь и какие блокираторы мне могут понадобиться в его помощи. Информирование вашего менеджера низшего уровня о вашей основной работе и вкладе в долгосрочную перспективу будет полезным. Иногда я прошу оставить отзыв, но обычно пропуск уровней не дает глубокого понимания вашей работы.

На встречах со своим менеджером я придерживаюсь тактики и обсуждаю более мелкие детали того, на чем я активно сосредотачиваюсь. Я использую это как возможность выяснить его непосредственные приоритеты для команд, чтобы я мог соответствующим образом скорректировать свой тайм-менеджмент. Я также ищу прямую обратную связь, которую я могу включить в свою повседневную жизнь. Проактивный поиск обратной связи от вашего менеджера гарантирует, что вы делаете все возможное, чтобы соответствовать или даже превосходить то, что от вас ожидают.

Если я встречаюсь с подопечным или стажером, я позволяю им решать, как они хотят использовать время. Я могу вести встречу, если у меня есть конкретные вопросы или опасения по поводу них или их работы, но в большинстве случаев я предпочитаю сидеть сложа руки и давать им столько времени, сколько необходимо, чтобы задать мне вопросы или подумать о том, как они хотят использовать это время. . Я избегаю давления на них, чтобы они закончили встречу раньше, из уважения к ним и их потребностям. Если разговор заканчивается 30-минутным молчанием, меня это устраивает. Я иду на встречу с предубеждением, что это время посвящено исключительно этому человеку, независимо от того, как они хотят его использовать. В конце предлагаю оставить отзыв о своей работе.

Держите его случайным.

Просить коллегу об отзыве в 1:1 может быть пугающе, но на самом деле не о чем беспокоиться. Коллеги обычно рады поделиться с вами отзывом, если он у них есть. Просто расслабьтесь и относитесь к ним как к обычным разговорам, и все пройдет гладко. Чтобы снизить уровень беспокойства, я люблю начинать свои встречи один на один с непринужденной болтовни.

Когда я раз в две недели устраиваю встречи с моим менеджером низшего уровня, мы обычно тратим 5–10 минут на светские беседы на такие темы, как спорт, путешествия или музыка. Кто-то может сказать, что пустые шутки — это пустая трата времени, но я верю в ценность установления хороших отношений с коллегами. Я отношусь к своим 1:1 как к обычному разговору с другим человеком. В конце концов, это все, что есть на самом деле. Переход сразу к делу или стремление оптимизировать каждую минуту разговора часто делают вещи странными. Я использую этот непринужденный подход, когда встречаюсь со своим менеджером, коллегами по команде или даже директорами.

Встречаемся за чашкой кофе или обедом.

При первой встрече с кем-то я люблю предложить поболтать за кофе или чаем. Я считаю, что встречи в общественных местах пугают гораздо меньше, чем холодная тишина конференц-зала. Теплые напитки также обычно хорошо расслабляют. Делайте перерывы, чтобы попить свой напиток, это также помогает облегчить эти моменты неловкого молчания. Это ничем не отличается от первого свидания. Уютная атмосфера кофейни помогает мне расслабиться и успокоиться. Это облегчает задавать более неудобные вопросы о конструктивной обратной связи. Дать положительный отзыв легко, но немного сложнее предложить действенный отзыв. Трудно предложить способы улучшения, не звуча бессердечно.

Если я хочу познакомиться с кем-то или провести гораздо более содержательную беседу, я обычно предлагаю встречу за ланчем (обычно после вышеупомянутой встречи за чашкой кофе). Конечно, эти встречи занимают больше времени, чем обычная 30-минутная синхронизация, но отсутствие необходимости беспокоиться о времени помогает поддерживать более поучительную беседу. Это возможность обсудить темы, которые обычно не обсуждаются при стандартной встрече один на один, например, долгосрочную стратегию, прошлый опыт или даже личные подробности.

Это нормально, чтобы закончить раньше.

Иногда нет никакой обратной связи, которую можно было бы дать, или нет ничего нового, о чем можно было бы рассказать. Если обе стороны согласны закончить встречу пораньше и вернуться назад, это нормально. Если такая ситуация случается часто, рассмотрите возможность уменьшения частоты вашего 1:1. Встречи такого типа следует планировать так часто, как это необходимо. Переход от еженедельного к двухнедельному — обычная корректировка в моем опыте. И наоборот, если встреча постоянно продолжается в течение долгого времени, рассмотрите возможность увеличения продолжительности или частоты. Еженедельная 30-минутная синхронизация, как правило, является для меня приятным местом. Как правило, я бы посоветовал избегать планировать встречи 1:1 чаще, чем раз в неделю. Если вам нужна постоянная обратная связь, подумайте о том, чтобы запланировать короткую 5–10-минутную синхронизацию несколько раз в неделю вместо одной более продолжительной встречи в неделю. Это гарантирует, что вас аккуратно направят в правильном направлении, а не раз в неделю резко исправят.

Встретиться лично

Этот совет является новейшим дополнением к моему набору инструментов 1:1 после того, как видеозвонки были нормализованы. Хотя встреча по видеозвонку обычно более гибкая, я всегда стараюсь проводить встречи один на один лично. Я живу прилично далеко от своей работы, поэтому мои коллеги обычно ценят, когда я предлагаю приложить дополнительные усилия, чтобы добраться до работы, просто чтобы встретиться с ними. Обычно это приводит к более качественным разговорам, которые длятся на протяжении всей встречи.

Во время видеозвонка гораздо проще отвлечься на окружающие или избежать многозадачности. Вы хотите, чтобы было ясно, что вы уделяете все свое внимание тому, что вам говорят. Обратная связь — это очень личная информация, особенно когда она конструктивна. Отсутствие интереса может показаться грубым и неуважительным по отношению к вашим коллегам. Личная встреча также позволяет легче поддерживать зрительный контакт и улавливать язык тела и другие тонкие социальные сигналы. Такие мелочи облегчают и делают более эффективным формирование значимых отношений с коллегами.

Продолжайте знакомиться с новыми людьми.

Если вы работаете в команде хотя бы несколько месяцев, скорее всего, ваш график 1:1 довольно стабилен. Вероятно, вы встречаетесь с одними и теми же людьми каждую неделю или раз в две недели. Хотя это нормально, я сторонник частых встреч с людьми из других команд, с которыми я работаю менее непосредственно. Эти люди обычно предлагают свежую точку зрения, когда спрашивают об обратной связи, которая может помочь вам сломать шаблон, в котором вы, возможно, застряли.

Это также отличная стратегия для более глубокого понимания приоритетов своей команды. Во многих ситуациях наличие контактов в разных командах помогает расширить кругозор и уши и оставаться в курсе того, что происходит в вашей организации в целом. Это критический навык, если вы хотите максимизировать свое влияние и принимать упреждающие меры, особенно на более высоких уровнях.

Даже если игра в политические шахматы не является вашей целью, знакомство с новыми людьми всегда полезно для сердца и ума. Я люблю общаться с новыми людьми и узнавать о них больше профессионально и лично. Несмотря на мое предложение выше, у меня редко есть скрытые мотивы. Я просто люблю любой предлог, чтобы выпить больше кофе.

Заключение

Я надеюсь, что эти советы помогут вам получить больше от ваших 1:1. Мне очень нравится использовать их, чтобы узнать больше о людях, с которыми я работаю, и собрать полезную информацию и отзывы. Воспользуйтесь этими советами, и, надеюсь, вы начнете ценить 1:1 так же, как и я. Спасибо за прочтение.

Want to connect?
If you aren’t already, follow me on Twitter