Правила документирования (также называемые бизнес-правилами) — это вишенка на торте для решения интеллектуальной обработки документов (IDP). Вы можете наслаждаться вкусным тортом даже без глазури, но пекарь может превратить простой торт в многослойное произведение искусства с добавлением этой сладкой, адаптируемой среды. Это его игровая площадка для творчества и создания уникального торта. Точно так же решение IDP может предложить вам хорошие результаты извлечения, но если вы хотите настроить или преобразовать извлеченные данные в соответствии с потребностями вашего процесса, вам нужны правила документа.

Что такое преобразование данных?

Преобразование данных — это процесс преобразования необработанных данных в чистый, пригодный для использования формат.

При обработке документов необходимые данные извлекаются решением IDP, и необходимо применить логику предварительной обработки, чтобы гарантировать, что выходные данные имеют стандартный формат и готовы к использованию вашими нижестоящими процессами.

Допустим, у вас есть две команды, одна в Азии, а другая в Европе, которые обрабатывают документы с помощью одного и того же решения IDP. Здесь правила документа могут стандартизировать результаты путем преобразования извлеченных данных в соответствии с предопределенными глобальными параметрами, такими как преобразование времени или валюты в общий формат. По сути, это гарантирует, что выходные данные решения IDP станут пригодными для использования.

Проблемы преобразования данных с помощью IDP

Одной из ключевых проблем с большинством IDP-решений на рынке является настройка правил документа для преобразования данных. Предприятиям потребуется их ИТ- или техническая команда, чтобы вмешаться и настроить их в бэкэнде. Эта зависимость может вызвать задержки, а также проблемы с качеством, если аутсорсинговая команда не совсем понимает ваш бизнес-процесс и какие форматы данных вам нужны.

Именно здесь самонастраиваемые правила документа меняют правила игры, потому что вы быстрее получаете окончательный результат, избавляя вас от хлопот, связанных с маршрутизацией запроса и выполнением его внешней командой.

Правила документа позволяют проверять извлеченные данные. Другими словами, правила документа позволяют пользователям IDP или бизнес-группам настраивать и применять бизнес-логику или функциональную логику к рабочему процессу IDP без каких-либо внешних зависимостей.

Что могут правила документа?

Существует ряд областей, в которых правила документов повышают ценность рабочего процесса IDP, в первую очередь в зависимости от потребностей вашего бизнеса. В передовых и современных решениях IDP настраиваемые правила обычно доступны в пользовательском интерфейсе для удовлетворения некоторых наиболее распространенных потребностей бизнеса, таких как:

* Преобразование формата даты: это поможет вам преобразовать формат даты в зависимости от ваших приоритетов. Например, если вы хотите единообразия при отображении дат или хотите избежать неправильного толкования форматов мм/дд и дд/мм, это правило позаботится об этом.
* Преобразование денежного формата: это распространенное преобразование данных. при работе с транснациональными компаниями. Например, вы хотите перечислить все суммы вместе с их кодами валюты ISO, такими как доллары США или евро.
* Изменение регистра строк: еще одним распространенным требованием преобразования данных является обеспечение единообразия регистра. Например, вы хотите извлечь все имена продавцов в нижнем регистре или наоборот.
* Преобразование формата суммы: определяет, как должны извлекаться суммы. Например, если у вас есть клиенты в США, Европе и Азии, но вы хотите видеть общую сумму в счетах-фактурах только в долларах, это правило позаботится об этом.
* Удалите ненужные символы: если извлеченное значение содержит нерелевантные или ненужные символы, что часто случается из-за качества документа, вы можете настроить правило документа, чтобы обрезать окончательное значение, чтобы удалить эти ненужные символы.
предприятия используют. Это правило используется для обезвреживания извлеченного значения, что означает, что извлеченное значение может быть комбинацией нескольких значений. Например, имя_мобильныйномер. Это правило преобразует сложное текстовое значение, разделяя значения на имя и номер мобильного телефона.

Еще одна распространенная бизнес-потребность — сверка извлеченных данных со сторонним источником данных, например с базой данных или с ERP-решением. Правила документа — эффективный инструмент для такой проверки.

Уникальный настраиваемый характер правил документа позволяет предприятиям настраивать их различными способами в соответствии со своими конкретными потребностями. Они даже могут создавать несколько правил для документов, чтобы обеспечить стандартизацию не одного, а множества полей.

Каковы преимущества правил документа?

Правильно идентифицированные и настроенные правила документирования могут значительно повысить эффективность и вывести бизнес-процессы на новый уровень. Некоторые из ключевых преимуществ бизнеса:

* Минимальная зависимость от поставщиков: правила документа позволяют уменьшить зависимость от поставщиков IDP. Например, если вы хотите обезвредить текстовые значения, когда вы можете получить комбинацию значений из двух или более полей, вам, возможно, придется подождать, пока партнер IDP или ваша техническая группа не настроит его для вас, что может занять несколько часов. или дней. Но когда вы можете настроить это правило из пользовательского интерфейса, вы устраняете эту зависимость и экономите массу усилий и времени.
* Самостоятельная настройка: как человек, хорошо знающий ваш бизнес-процесс и его данные. потока, когда у вас есть возможность настраивать свои собственные правила для документов, вы значительно снижаете вероятность ошибок, в отличие от использования менее знающей внешней команды.
* Улучшение процесса: самое важное преимущество наличия правил для документов у пользователя Интерфейс заключается в том, что он делает ваш бизнес более разумным, предлагая более быстрое время выполнения работ. Вы настраиваете их только один раз, но это делает данные потребляемыми каждый раз для каждого отдельного документа.

По сути, правила документа помогают применять бизнес-логику к извлеченным данным. Самонастраиваемые правила делают ваш бизнес более интеллектуальным и эффективным, поскольку ваша команда может настроить бизнес-логику для существующего рабочего процесса извлечения без какой-либо зависимости от внешних ресурсов или с минимальной зависимостью.

Несмотря на то, что правила документа представляют собой ценную функцию, многие пользователи IDP иногда упускают ее из виду при оценке решения IDP, не понимая их огромного потенциала. Убедитесь, что выбранное вами решение IDP предлагает самонастраиваемые правила преобразования данных.

Первоначально опубликовано на https://www.infrrd.ai.