Бумага: может показаться относительно безобидной, однако бумага может быть самой большой тратой денег на вашем рабочем месте. Чем дольше вы откладываете использование программного обеспечения для управления документами, тем больше денег вы будете терять ежедневно.
Во-первых, это может быть расход самой бумаги. При двух центах за лист, умноженных на типичные 10 000 листов бумаги, с которыми рабочие имеют дело ежегодно, бумага стоит вам 200 долларов на одного рабочего в год. Теперь подумайте о том, как много этой бумаги действительно будет выброшено в мусорное ведро или мусорную корзину.
Во-вторых, это может быть цена времени, потраченного на отправку, извлечение и повторную подачу всех ваших документов. Обычно получение и повторная отправка документа занимает более 4 минут. Предположим, клерк записывает данные и/или извлекает 100 документов каждый день. В течение 1 года затраты на рабочую силу только за отправку составят более 28 000 долларов, а на завершение потребуется более 1600 человеко-часов. В отличие от программного обеспечения для администрирования документов, данные обрабатываются за считанные секунды, и клерк даже не покидает рабочее место.
Теперь добавьте к этим расходам стоимость чернил, тонера и всех инструментов, необходимых для работы, розничной торговли и совместного использования ваших данных. Затем подумайте о том, как много на самом деле стоит то, что вы продвигаете, для розничной продажи всех бумажных документов, будь то в неприятных и занимающих много места картотеках или вне офиса на складе для хранения документов в громоздких и дорогостоящих банковских упаковочных контейнерах. .
Наконец, что не менее важно, возможно, самая большая статья расходов — это шанс, который вы берете на себя каждый день, упорно работая с бумагой. Существуют жесткие штрафы и довольно много наказаний, которые могут быть наложены против вас и того, что вы продвигаете, за нарушение требований HIPPA или Sarbanes-Oxley (SOX), например, если работник непреднамеренно теряет, неправильно регистрирует или неправильно обращается с чрезвычайно деликатным документом. файл, который в конечном итоге ставит под угрозу конфиденциальность потребителя. Кроме того, если то, что вы продвигаете, будет затронуто в судебном процессе по какой-либо причине, это может быть изобретение (в дополнение к требованию электронного или цифрового обнаружения в Калифорнии, которое, как ожидается, потребуется в разных штатах в ближайшем будущем). ), что влечет за собой досудебный обмен знаниями (вместе с документацией) между событиями в гражданском процессе.
Не позволяйте нездоровой зависимости от бумаги погубить то, что вы продвигаете. Подумайте о некоторых больших преимуществах программного обеспечения для управления документами. Менее чем за копейки в долларах вы можете перевести все свои документы с бумаги на цифровые данные, которые затем можно безопасно и надежно обрабатывать, сохранять, совместно использовать, распечатывать или отправлять по факсу всего за несколько кликов.
