Как ИТ-руководитель, управляющий временем и эффективно для вас и вашей команды имеет решающее значение для развития и повышения зрелости, и важно понимать причины проведения встреч.
Вот список, который я определил, чтобы понять общую картину целей встреч, чтобы избежать ненужной траты времени, основываясь на моем опыте и наблюдениях.
На первом этапе
Определите цель встречи и ее необходимость. Если встреча не нужна или информация может быть передана другим способом, рассмотрите возможность отмены встречи.
Ограничьте собрание только необходимыми участниками. Приглашайте только тех, кому абсолютно необходимо быть там и кто может внести свой вклад в обсуждение.
Составьте четкую повестку встречи и раздайте ее заранее. Это поможет участникам подготовиться и не сбиться с пути во время встречи.
Начинайте и заканчивайте встречу вовремя. Будьте строги в отношении времени начала и окончания, чтобы уважать время каждого и не переедать.
Держите собрание сосредоточенным на повестке дня. Если обсуждение отклоняется от темы, мягко верните разговор к повестке дня.
Поощряйте активное участие всех участников. Спросите мнение и идеи у всех и убедитесь, что у каждого есть возможность высказаться.
Используйте технологии, чтобы облегчить встречу. Используйте инструменты для видеоконференций, чтобы обеспечить удаленное участие, и используйте совместное использование экрана для отображения информации и совместной работы над документами.
Во время встречи ведите краткий и четкий протокол. Записывайте действия, решения и следующие шаги и раздавайте протоколы всем участникам после собрания.
Следите за действиями и следующими шагами. Убедитесь, что все несут ответственность за поставленные задачи, и отслеживайте прогресс в достижении целей.
Постоянно проверяйте и оценивайте эффективность совещаний. Спрашивайте отзывы у участников и вносите необходимые изменения, чтобы повысить продуктивность и эффективность будущих собраний.
