Остановите нас, если вы слышали это раньше: Будущее человеческих ресурсов – это автоматизация управления персоналом. Да, но системы, которые вы видели или даже пытались интегрировать, слишком сложны в использовании или адаптации. вашему уникальному бизнесу.

В настоящее время вы продолжаете выполнять большую часть, если не все, своих кадровых операций вручную, оставляя обученному и опытному персоналу отдела кадров выполнять невероятно большой объем работы. Они заставляют ваших сотрудников работать с документами вместо того, чтобы поддерживать квалификацию ваших сотрудников посредством обучения, решения сложных и потенциально дорогостоящих вопросов соблюдения требований и разработки внутренних каналов для восходящих звезд, которые могут стать лидерами компании.

Недавнее исследование, проведенное Recruiter, показало, что отделы кадров теряют полные 8 часов в день из-за ручных задач. Это означает, что ваш отдел кадров тратит всего четыре дня в неделю:

  • Эффективный рекрутинг
  • Оценка эффективности работы ваших сотрудников
  • Управление взаимоотношениями между трудом и руководством
  • Обеспечение обучения и профессионального развития
  • Планирование преемственности
  • Решение проблем с соблюдением требований
  • Управление безопасностью и здоровьем сотрудников на рабочем месте

Другое исследование CareerBuilder показало, что цифра выше: 14 часов в неделю — почти два полных дня! Ваши сотрудники отдела кадров не могут выполнять эти важные стратегические функции на условиях неполного рабочего времени, вот почему вы должны как можно скорее сократить количество ручных HR-задач.

Функции HR, которые можно и нужно автоматизировать

Чем бы вы предпочли заняться: бороться с технологиями или расширить возможности своей команды? Инструменты HR могут автоматизировать некоторые из ваших наиболее распространенных и трудоемких задач, в том числе:

  • Набор
  • Анализ сотрудников
  • Общие запросы кадров
  • Увольнение сотрудников

Автоматизируя эти функции, вы освобождаете своих сотрудников отдела кадров, которые смогут добавить реальную ценность для вашей организации. Вы также можете выполнять эти задачи более эффективно и единообразно, экономя время и, в конечном итоге, деньги.

Набор персонала

Набор персонала имеет решающее значение. И хотя, в конечном счете, выбор подходящего кандидата должен и должен осуществляться людьми, автоматизация сводит к минимуму административное бремя. Вы можете использовать бизнес-приложения для управления персоналом, которые помогут вам:

  • Собирайте, сортируйте и ранжируйте заявки на работу
  • Планируйте и отслеживайте собеседования
  • Взаимодействие с другими менеджерами, участвующими в процессе найма
  • Общение с заявителями на протяжении всего процесса
  • Отправляйте письма с предложениями и письма с отказом, если это необходимо.

Вы можете стандартизировать процесс найма, что сэкономит вам время и поможет соблюдать соблюдение законов и правил найма. Вы также можете легко отслеживать многообещающих кандидатов для будущих возможностей.

Адаптация сотрудников

Одна из наиболее трудоемких задач, которые должны выполнять сотрудники отдела кадров, — адаптация, — включает в себя:

  • Планирование ознакомительных встреч, а также встреч с руководителями соответствующих отделов.
  • Сбор и проверка документов
  • Предоставление оборудования и доступ к онлайн-инструментам
  • Регистрация участников в программах льгот для сотрудников
  • Организация и проведение первоначального обучения

Но эти задачи можно автоматизировать полностью или частично, сэкономив ваше время, предоставив вашему новому сотруднику лучший опыт работы и улучшив коммуникацию между отделами. сильный> более эффективный.

Общие запросы HR

Какой из этих вопросов ваши сотрудники задают вам чаще всего?

  • Какие дни считаются праздничными?
  • Можете ли вы предоставить мне письмо с подтверждением трудоустройства?
  • Какой у меня остаток отпуска?
  • Могу ли я просмотреть свое личное дело?
  • Почему с меня так много облагают налогом и какие вычеты я перечислил?
  • Можете ли вы прислать мне дубликат налоговой формы?
  • Какова кадровая политика по этому конкретному вопросу?
  • Можете ли вы прислать мне копию моей последней аттестации?

Какими бы безобидными ни казались эти вопросы, ответ на них зачастую требует времени. И даже если вы можете ответить на эти вопросы относительно быстро, огромное объем их, поступающих со всех уголков вашей организации, ограничивает вашу способность выполнять больше стратегических задач.

Вместо того, чтобы обрабатывать рутинные запросы отдела кадров, вы можете предоставить сотрудникам возможности самообслуживания, которые позволят им получить доступ к искомой информации.

Увольнение сотрудников

Когда сотрудник уходит, эмоции обычно накаляются. А когда эмоции накаляются, часто совершаются ошибки. Вы можете снизить риск совершения ошибок, автоматизировав стандартные функции увольнения сотрудников, такие как:

  • Сообщите об изменении всем затронутым сотрудникам
  • Координировать обучение увольняющегося сотрудника и его заменяющего.
  • Восстановление устройств и других активов компании
  • Координировать изменения в регистрации льгот
  • Отменить доступ к учетным данным
  • Запланируйте выездные собеседования
  • При необходимости убедитесь, что необходимые документы, такие как соглашения о неразглашении информации или соглашения о неконкуренции, подписаны.
  • Выполнять разные задачи, такие как обновление организационных структур, удаление вещей, которые мог оставить бывший сотрудник, и обновление ваших записей.

И самое главное, вы можете облегчить этот болезненный процесс для всех вовлеченных сторон.

Как автоматизация общих функций HR улучшает HR

Также нередко задается вопросом, приведет ли автоматизация HR-функций к сокращению штата HR-специалистов. Однако целью этого является предоставление сотрудникам отдела кадров возможности выполнять полный спектр своих обязанностей. Подумайте, предпочитаете ли вы иметь специалиста по персоналу с опытом работы с сотрудниками? обучение и разрешение конфликтов, тратя свое время на эти вещи или делая копии форм W-2 для своих сотрудников.

Когда ваши сотрудники заняты бумажной работой и утомительными административными задачами, они не могут выполнить эти задачи с добавленной стоимостью тщательно, а в некоторых случаях вообще. Это не только вредит моральному духу и производительности ваших сотрудников отдела кадров, но и может поставить вашу организацию в стратегическое невыгодное положение.

Вы больше не уверены в том, что сможете нанять лучших и самых талантливых сотрудников или знать, какие из нынешних сотрудников работают лучше, а кто хуже. Проблемы с соблюдением требований, оставленные без внимания, могут стоить вам больших сумм, а сохраняющиеся проблемы с управлением персоналом могут привести к остановке вашей производительности. А высокоэффективные сотрудники, неспособные воспользоваться возможностями обучения и профессионального развития, могут решить, что у них нет будущего в вашей компании, и уйти.

Предполагается, что отдел кадров поможет вамруководить и расширять возможности вашей команды. Однако слишком часто им не хватает времени на это. Освободив это время, вы даете им ресурс, который им нужен, чтобы помочь вам управлять процессами и людьми. Что еще более важно, вы предоставляете им возможность и гибкость работать напрямую с персоналом, обеспечивать их вовлеченность и мотивацию, выявлять и разрешать возникающие конфликты, а также определять возможности для роста сотрудников. .

Используя простые инструменты разработки для автоматизации самых рутинных HR-функций, вы можете быть уверены, что ваш отдел кадров обеспечивает стратегическую поддержку и руководство, необходимые вашей организации. Нет лучшего времени, чтобы начать, чем сейчас.Свяжитесь с нами в eSystems и узнайте, как мы можем помочь вам автоматизировать ваши самые трудоемкие функции управления персоналом уже сегодня.

НАПИСАЛ: Мика Ройвайнен| Главный операционный директор