Информационная система по человеческим ресурсам (HRIS) или Система управления человеческими ресурсами (HRMS) - это два названия схожей технологии, предназначенной для осуществления деятельности в области людских ресурсов и обработки в электронном виде, пересекая Human Resource Management System. Ресурсы и информационные технологии через программное обеспечение для управления персоналом.
Проще говоря, HRIS - это способ, с помощью которого с помощью программного обеспечения для управления персоналом предприятия (малые или крупные) могут выполнять несколько операций, в том числе связанных с человеческими ресурсами, бухгалтерским учетом, управлением и расчетом заработной платы. HRIS помогает предприятиям планировать свои затраты на персонал и более эффективно управлять кадровой деятельностью, не выделяя слишком много ресурсов.
В большинстве случаев HRIS помогает предприятиям повысить эффективность путем принятия правильных и эффективных кадровых решений. Решение основано на качестве, которое увеличивает производительность как сотрудников, так и менеджеров, что в конечном итоге приводит к более высокой прибыли.
Как упоминалось ранее, HRIS - это пересечение HR и IT через HR-решение. В этой статье вы узнаете все об интеграции HRIS, что это такое и как работает. Итак, приступим.
Что такое интеграция HRIS?
Там может существовать бизнес, использующий систему управления персоналом или HRIS, профили сотрудников и отделов или «учетные записи». Инструментарий устранил двойной ввод любой информации, синхронизируя HRIS и EMS на выбранной частоте. С помощью этого набора инструментов компании могут легко автоматизировать создание, обновление и деактивацию учетных записей пользователей или групп в EMS. Любой пользователь HRIS с правами администратора может автоматически переносить любые выбранные записи в базу данных тегов, а затем обновлять соответствующие таблицы в EMS. Используя HRIS, вы можете сэкономить время и добавить дополнительный уровень безопасности. Вы также можете включить создание, обслуживание и деактивацию учетных записей пользователей и групп из внешнего источника данных.
Теперь мы переходим к этапу обсуждения преимуществ системы HRIS. Зачем бизнесу программное обеспечение HRIS? Как можно с помощью одного набора инструментов интегрировать программные решения для управления персоналом с основными функциями управления персоналом и другими видами деятельности отдела?
Почему вашему бизнесу необходимо программное обеспечение HRIS?
Инвестирование в интеграцию любого программного обеспечения или платформы в компании требует ресурсов и времени. Бизнесу необходимо знать, благоприятна или нет ситуация для интеграции. Каждый случай индивидуален, и не все из них могут принести прибыль от вложений. Таким образом, бизнесу следует изучить, нужна ли им интеграция HRIS или нет. Некоторые обстоятельства, при которых компании может потребоваться интеграция HRIS, обсуждаются ниже.
Текущих HR-платформ недостаточно.
В настоящее время у вас так много HR-платформ, что становится непонятно, кто какие функции предоставляет. У нас есть HRIS, HRMS и HCM (Управление человеческим капиталом). В большинстве случаев производители нечетко определяют каждый из них, и их функциональные возможности различны.
HRIS содержит больше функциональных возможностей по сравнению с любой другой HR-платформой. Он включает в себя такие функции, как администрирование, набор персонала и управление компенсациями. Если в вашем текущем наборе инструментов HR отсутствуют эти функции, тогда вашему бизнесу необходима интеграция HRIS.
Предположим, вы уже внедрили отдельную систему для других расширенных процессов управления персоналом (начисление заработной платы и льготы), и было бы сложно или невозможно полностью перейти на пакет, охватывающий все ваши действия с персоналом. В таком случае ваша компания - хороший кандидат для интеграции.
Маршрут лучших представителей породы для вашей компании
Полностью готовые HR-платформы обладают такими преимуществами, как доступ к данным, 360-градусная видимость и другие преимущества, которые создают единую целостную среду. Но это не означает, что интеграция программного обеспечения «все в одном» выгодна для вашей организации. Также возможно, что характер вашего бизнеса требует отдельных приложений от ряда поставщиков, которые лучше соответствуют вашей бизнес-стратегии, процессам и архитектуре.
Специализированный инструмент предлагает более широкую функциональность в своей области знаний. Если вы выберете отдельный инструмент для каждого HR-процесса, это означает, что вы получите максимум от каждого из них. Допустим, вы выбрали HR-инструмент для расчета заработной платы и управления временем. Тогда это принесет больше преимуществ, чем использование универсальной платформы.
Индустрия изменилась, поскольку более крупные поставщики, такие как SAP и Oracle, приобретают лучшие в своем классе решения, которые позволяют им продавать HR-пакеты без ущерба для более глубокой функциональности. Но это не гарантирует, что каждый модуль в комплекте поставщика будет соответствовать стандартам отдельных точечных решений. Как всегда, используйте требования вашей компании как барометр, чтобы измерить, что вам нужно выполнить и как лучше всего выполнять работу.
Благодаря API, приложениям и все большему вниманию к стандартам интеграции собрать ваш набор HR-приложений по кусочкам не так сложно, как раньше.
Однако вам все равно придется поработать над внедрением и запуском каждой системы, а также их интеграции с вашим HRIS для большей сплоченности.
Итог: прежде чем принимать какое-либо решение, перечислите приоритеты своей компании.
Если у вас есть бюджет для интеграции HRIS
Предположим, у вас небольшой бизнес с ограниченным бюджетом, и вам нужно несколько функций за счет интеграции HRIS. Вашего бюджета недостаточно, чтобы включить единый набор интегрированных инструментов управления персоналом. Или, может быть, у вас уже есть кадровые системы, и вам нужно их подключить, но у вас нет бюджета, чтобы сделать масштабное обновление до поставщика, который сделает все это.
В обоих сценариях интеграция HRIS - хороший вариант. Интегрируя HRIS и HR-инструменты, вы можете получить преимущества обоих миров, не истощая свой бюджет.
Каковы преимущества программного обеспечения HRIS?
HRIS предоставляет централизованную базу данных, в которой хранятся функции отслеживания кандидатов, управление талантами, адаптация, информация о сотрудниках, компенсации для менеджеров и сотрудников, администрирование льгот, учет рабочего времени и многое другое. Это также центр данных о ваших сотрудниках с актуальной информацией о тенденциях найма в вашей организации и удержании сотрудников.
Когда HRIS должным образом интегрирован с программным обеспечением HR и ИТ компании, это создает некоторые положительные побочные эффекты. Вот четыре из них:
Повышение общей производительности
Автоматизируя учет рабочего времени сотрудников, управление льготами, расчет заработной платы и финансов, компенсацию и отслеживание приложений, компания может сэкономить много времени, тратя время на ручную обработку. Это помогает повысить безопасность и точность данных, а также экономит деньги на найме дополнительных руководителей отдела кадров. Возьмем один пример управления временем; с помощью инструмента управления временем вы можете управлять отслеживанием времени и посещаемости, запросами на отпуск и рабочим процессом начислений, которые можно быстро ввести один раз. Это исключает затраты времени на отправку форм в отдел кадров для ручной обработки. Сотрудники могут обновлять свою контактную информацию, варианты льгот или запросы на отпуск прямо на своем портале для сотрудников.
Повышение операционной эффективности
HRIS упрощает отделу кадров компании отслеживать, обновлять и сообщать данные о сотрудниках. Большинство решений HRIS даже позволяют загружать бумажные формы в изображения PDF в цифровом файле сотрудника. Это также позволяет сотрудникам загружать электронные подписи на своих важных документах.
Эффективное принятие решений
Хотя HRIS оптимизирует производительность, это позволяет команде HR выполнять более стратегическую работу, чтобы помочь улучшить бизнес. Джени Фахи, соавтор в Sapling HR, сказала:
«Стратегические кадровые операции нацелены на максимизацию жизненной ценности сотрудников, их благополучие, продуктивность и, что наиболее важно, на продвижение организации вперед. Отчеты HRIS можно легко создавать и передавать менеджерам и руководителям, чтобы помочь им принимать информированные и своевременные решения. «
Например, отчеты о тенденциях увольнения сотрудников могут привести к прямым усилиям по удержанию сотрудников и планированию будущего роста компании.
Повышение вовлеченности и удовлетворенности сотрудников
HRIS может способствовать лучшему вовлечению сотрудников. Удобный портал для сотрудников позволяет сотрудникам выбирать варианты оплаты, просматривать и обновлять свою личную информацию, легко запрашивать отпуск и получать одобрение. Новые таланты могут узнать о культуре компании. Сотрудникам не нужно тратить время на звонки и визиты в отдел кадров для оформления документов. Это помогает уменьшить разочарование, связанное с тратой времени на приемы в отдел кадров. Это также играет важную роль в облегчении процесса адаптации новых сотрудников.
Ключевые факторы успешного внедрения системы информации о человеческих ресурсах
Воспользовавшись всеми преимуществами HRIS, специалистам по персоналу необходимо тщательно спланировать, как это будет реализовано в их организации, чтобы обеспечить плавный переход с минимальными нарушениями повседневной деятельности организации. Вот несколько факторов, которые следует учитывать при внедрении HRIS.
Какие внутренние факторы необходимо изучить перед интеграцией HRIS?
# 1: Вовлекайте каждого пользователя или отдел для сбора требований
Успешное внедрение HRIS зависит от координации между руководством и всем персоналом. Специалисты по персоналу должны убедиться, что они рассказывают о преимуществах HRIS всем членам организации и во всех отделах. Пусть это будет Финансы, Расчет заработной платы, ИТ, Подбор персонала и Льготы, в дополнение к консультациям с высшим руководством все должны быть в курсе. Использование HRIS будет отличаться для каждого отдела. HR также должны рассмотреть возможность адаптации коммуникации и внедрения системы от отдела к отделу.
# 2: Оценка риска
Перед внедрением HRIS отдел кадров должен рассмотреть все возможные камни преткновения. Перед интеграцией каждый вовлеченный персонал в каждом отделе должен дать подтверждение. В противном случае есть вероятность, что некоторые сотрудники или отделы столкнутся с сопротивлением использованию HRIS, поскольку им будет неудобно использовать его после интеграции.
Более того, HR также должен знать о любых других препятствиях на пути к успешной реализации. Это может включать несоответствие сроков реализации различных политик или инициатив в компании.
HR также может захотеть оценить, сколько времени потребуется на внедрение системы, и спланировать резервное копирование для выполнения действий, чтобы бизнесу не помешала интеграция.
# 3: правильная методология внедрения
Методологии реализации включают предоставление полной информации о том, что требуется и ожидается при составлении плана проекта, а сам план проекта предоставляет методологию. Специалисты по персоналу должны проводить надлежащее исследование, координировать свои действия с другими сотрудниками и собирать свои требования, чтобы разработать хорошо продуманный подход к предотвращению переделок в долгосрочной перспективе.
Выбор правильной методологии - ключ к разработке структурированного подхода к реализации. Более разумное решение - проанализировать принятые методологии, прежде чем выбрать лучший подход, наиболее соответствующий потребностям компании. При выборе наилучшего подхода HR также может обратиться за советом к поставщикам программного обеспечения, поскольку они обладают уникальным опытом внедрения своей системы в различных компаниях.
# 4: Обзор бизнес-плана и определенных требований
Выполнение обзора бизнес-процессов и отображение источников данных, интерфейсов и процедур с программным обеспечением других компаний очень важно. Это означает, что HR может лучше интегрировать свою HRIS для работы с другим существующим программным обеспечением и обеспечить совместимость.
# 5: Четко определите требования
Отдел кадров и компания должны спланировать все функции, которые должны иметь HRIS для выполнения требуемых функций. Персонал отдела кадров должен понимать основы системы HRIS, то, как ее инструменты могут помочь компании и как она может вписаться в более широкую экосистему HR-технологий.
Отдел кадров должен точно знать свою текущую систему управления записями, а также требования к данным за текущий период и будущие периоды. Они должны определить, как одни и те же данные будут записываться, отслеживаться и извлекаться после интеграции HRIS. Эти требования должны быть четко определены, чтобы их можно было настроить для обеспечения выполнения требований к отчетности каждого отдела.
# 6: Измерение успеха после интеграции программного обеспечения HRIS
Специалистам по персоналу необходимо определить, что означает успех для компании и как его измерить. Они должны найти способ измерить его после интеграции и часто в будущем. Если, например, одна из целей компании заключалась в сокращении ручного ввода данных на 20%, HR потребуются данные до и после, чтобы знать, был ли достигнут план.
Внешние факторы, которые необходимо изучить перед интеграцией HRIS?
# 1: Стоимость интеграции HRIS
Рынок наполнен множеством инструментов, которые обещают предоставить лучшие функции или те, которые требуются вашей компании. Очень важно рассмотреть возможность оценки стоимости интеграции с ожидаемой рентабельностью инвестиций от решения HRIS. Если вы превысите свой бюджет, это может быть вредным шагом для вашего бизнеса. Очень важно изучить рынок, оценить поставщиков и провести детальную встречу, прежде чем принимать какое-либо окончательное решение.
# 2: Техническая и административная поддержка
Специалисты по персоналу должны убедиться, что поставщик будет обслуживать клиентов даже после интеграции решений HRIS. Отдел кадров должен добавить в контракт пункт о том, что поставщик будет оказывать общую поддержку, которая гарантирует обновление интегрированных систем по мере внесения изменений в отдельные программы.
Административная и техническая поддержка означает, что поставщик разработает программу поддержки сотрудников с сопутствующими услугами, чтобы помочь сотрудникам на ключевых этапах процесса, например, когда у них возникают проблемы со входом в систему или возникают вопросы во время открытой регистрации.
Резюме
Если вам нужен поставщик, который поможет вам перед интеграцией HRIS и предоставит техническую и административную поддержку программному обеспечению вашей компании для управления персоналом, вы можете с уверенностью рассмотреть Selleo. У нас есть команда экспертов, которые помогут вам на каждом этапе вашего успеха.
Первоначально опубликовано в Полном руководстве HRIS: что такое HRIS и зачем он нужен моему бизнесу?
