Так что я только что начал стажировку в этой некоммерческой компании, и это довольно круто. Моей первой задачей было найти тип программы, который хорошо работал бы для компании и ее пользователей. Я и некоторые члены команды только что закончили составлять список необходимых функций, который я считаю хорошим. До того, как я начал работать, я никогда даже не слышал о системах управления контентом/документами/знаниями/проектами. Так что я провел небольшое исследование по многим другим программам и остановился на Joomla, activeCollab, Basecamp, sharepoint и некоторых других. Какая программа лучше всего подойдет для моих нужд? Это не обязательно должно быть из списка, который я только что написал, это просто программы, которые выскочили первыми, когда я начал поиск.
НЕОБХОДИМЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
Поиск по ключевому слову Расширенный поиск: возможность маркировать и искать документы по различным категориям, например, по типу файла (например, PDF, Word и т. д.), линии обслуживания (например, сбор средств, стратегия и т. д.), типу документа (например, , результат, набор данных и т. д.) Поиск в документе
Категоризация Простая навигация для просмотра всего содержимого. Простая настройка и изменение дерева/иерархии, используемой для просмотра содержимого.
Рабочие комнаты Предоставьте каждой команде отдельную рабочую комнату для размещения своих документов Простой переход от рабочих комнат для групп к инструментам (лучше всего, если рабочие комнаты для команд находятся в той же системе, что и наборы инструментов)
Контроль версий Возможность увидеть, какой файл является самым последним
Безопасность Защита паролем Многоуровневая безопасность, т. е. определенные разрешения для определенных пользователей (создание рабочих комнат, изменение дерева навигации, изменение наборов инструментов, просмотр/публикация командных файлов и т. д.)
Многолетняя поддержка Простота «архивирования» старых рабочих комнат или файлов, чтобы со временем навигация не загромождалась
Совместное использование между рабочими группами. Возможность для опытных пользователей получить доступ к нескольким рабочим комнатам команды. Возможность отправлять документы из одной группы в другую или в наборы инструментов (путем простой маркировки или простой функции «отправить»).
Загрузка Возможность загружать файлы в рабочие комнаты Возможность отправки нового файла на рассмотрение для набора инструментов (не файл, который в настоящее время находится в какой-либо рабочей комнате)
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
Оповещение об обмене сообщениями о загруженных файлах или изменениях в существующих файлах
Контроль версий Возможность видеть, кто извлек файл
Внешний доступ Клиентский доступ к определенным документам
На нашем веб-сайте Пользователи получают доступ с нашего веб-сайта Похоже, он находится на нашем веб-сайте
Инструменты для совместной работы Календарь команды Блог / Форум Мгновенный чат WebEx/Удаленная презентация (для виртуальной встречи команды)
Рейтинги 1–5-звездочный рейтинг документа (по сообществу пользователей) Поиск и сортировка документов по рейтингу (лучшие документы отображаются первыми в результатах поиска)
Одновременное редактирование Несколько человек могут одновременно редактировать один и тот же документ.
Рабочий процесс Возможность пометить файл для просмотра другим пользователем (возможность «передать» файл для просмотра другим пользователем) Оповещения о сообщениях, когда файл помечен для пользователя
