Использование табличных функций для мониторинга файлов SharePoint и настройки предупреждений с помощью Power Automate
Вы используете SharePoint? Лично мне все это не очень понравилось. Мне пришлось много использовать его в прошлом году из-за пандемии. Я влюбился в него, мягко говоря.
SharePoint продемонстрировал свою полезность, когда мне пришлось попросить различные подразделения заполнить книги в SharePoint. Всего было 50 рабочих тетрадей. Было бы намного проще, если бы я мог объединить все рабочие тетради в один документ, но из-за характера работы их пришлось разделить.
Вот в чем проблема - когда пользователи взаимодействуют с книгами, начинают появляться дополнительные столбцы, пустые строки и проблемы с данными. (Некоторым просто нравится добавлять данные, когда их не просят). Я не мог наложить полные ограничения на сами книги, потому что это отключило бы сортировку и фильтрацию. Мне нужно было найти способ отслеживать рабочие книги, чтобы в случае обнаружения ошибок я мог быть немедленно уведомлен.
Каково решение? Есть как минимум 50 рабочих книг, за которыми необходимо следить за качеством данных.
Microsoft Power Query может это сделать! Power Query может напрямую обращаться к книгам SharePoint и отслеживать их, если вы знаете свои табличные функции.
Если вы новичок в Power BI - вот быстрая статья о том, как построить модель.
Я обозначу вопросы, которые у меня есть относительно каждой из этих книг и функций M Table, которые могут с этим справиться.
Вопросы по каждой книге
Это простые вопросы, но если вы не ответите должным образом вначале, с ними будет сложно справиться позже.
- Сколько строк в каждой книге?
- Каким образом столбцы могут располагаться в каждой книге?
- Сколько пробелов в столбце идентификаторов?
- Все ли в столбце идентификаторов различны?
- Как использовать Power Automate для отправки самому себе уведомлений об исправлениях книг?
Ответы
Во-первых, давайте подключим Power BI к сайту SharePoint с помощью параметра «Подключиться к сайту SharePoint». Его можно найти ниже, нажав Новый источник ›Папка точки доступа› Имя папки.
Теперь, чтобы использовать наши табличные функции (их много, вы можете найти их здесь), мы должны преобразовать двоичные файлы в таблицы. Чтобы использовать табличные функции, вам нужен тип данных таблицы.
Этого легко добиться с помощью функции Excel.Workbook. Однако, если ваши книги более сложные, вам сначала нужно будет создать функцию для их преобразования. О том, как создавать функции в Power BI, вы можете прочитать здесь.
Бинарные файлы теперь в табличном формате. Приступим к ответам на вопросы.
Сколько строк в каждой книге?
Мы можем ответить на этот вопрос, используя функцию Table.RowCount.
Я добавлю столбцы и добавлю функцию Table.RowCount.
Вот результат.
Общий шаблон - Table.Function ([Столбец ваших таблиц])
Сколько столбцов у каждого файла?
Я буду применять тот же метод, что и выше, но с Table.ColumnCount.
Похоже, всего 14 столбцов, а строки зависят от книги.
Сколько пустых идентификаторов содержится в каждом файле?
Мы воспользуемся новым столбцом и добавим в него Column1 = null, но, поскольку мы хотим увидеть, сколько таких строк, мы заключим его в Table.RowCount.
На эти файлы стоит обратить внимание вначале.
После этого поиск пропавших записей будет большой головной болью.
Делать все правильно с первого раза никогда не повредит.
Чем они отличаются в идентификационном столбце?
Тот же процесс, но с вызовом функции List.Distinct. Это немного сложно, потому что для него требуется тип данных List в качестве входных данных.
Здесь в мощном запросе - [column_check], который у меня ниже, представляет собой столбец таблиц, а [Column3] - столбец в каждой из этих таблиц.
Здесь я использую List.IsDistinct ([Таблица] [Столбец]).
Из столбца идентификации, как идентифицировать запись?
Это тот же шаблон, что и выше, добавьте столбец и используйте правильную табличную функцию. Здесь я использовал Table.Contains
В итоге у вас будет простая таблица, очень похожая на эту.
Как использовать Power Automate для отправки самому себе уведомлений об исправлениях книг?
Я не уверен, используете ли вы Power Automate, но на это определенно стоит обратить внимание. Этот инструмент помог отслеживать и оптимизировать рабочие процессы и согласования.
Вот простой процесс автоматизации, который помог мне отслеживать, кто обращался к этим файлам в SharePoint.
Причина, по которой я решил создать для этого поток, заключается в том, что трудно найти список исторических пользователей, которые обращались к определенной папке. Я тоже не хочу просматривать свалки данных днем.
Это простой трехэтапный процесс.
Сначала Power Automate просматривает папку SharePoint. ›Получение имен и адресов электронной почты лиц, обращавшихся к папке› Добавление ее в таблицу Excel в SharePoint ›Оповещает меня уведомлением
Я настраивал этот процесс в самом конце, когда прошел очистку и проверку данных и обнаружил ошибки. Затем я настрою это, чтобы предупреждать меня, когда книги были открыты и были внесены исправления.
Первый шаг
Второй шаг
Сначала вам нужно настроить простую таблицу Excel, чтобы Power Automate знал, куда записывать ваши данные.
Мне не нужно закодировать эти элементы в моем потоке, все это перетаскивание, и это здорово!
Доступны и другие свойства, такие как изображение профиля человека, отдел и т. Д.
Третий шаг
Конечным результатом является предупреждение, когда кто-то обращается к папке, чтобы внести свои исправления, а также книгу Excel, которая отслеживает информацию о пользователе.
Вот книга, в которой записывается, когда кто-то обращался к папке
На случай, если кто-то вернется и скажет: «Я никогда не видел вашу электронную почту и никогда не заходил в вашу папку».
Вы можете сказать - «Да, вы получили доступ к этой папке 9 декабря в это время».
Теперь есть гораздо более простой способ отслеживать, обращались ли люди к папке, недостатком является то, что у вас не будет документа отслеживания Excel. Если для вас не важен такой уровень мониторинга, вы можете использовать следующее.
Перейдите в свою папку, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Оповестить меня».
Вы можете настроить это на уровне папки, чтобы получать сообщения электронной почты каждый раз, когда кто-то обращается к папке.
Затем вы можете выбрать способ доставки, хотите ли вы, чтобы оповещения отправлялись вам по SMS или электронной почте, тип изменений, продолжительность и т. Д.
Надеюсь, это поможет вам в вашем путешествии!
Я ненавижу быть «старшим братом», но иногда в самом начале требуется мониторинг, чтобы гарантировать получение максимально точных данных. В конце концов, оно того стоит.
В этой статье вы познакомились с некоторыми основами использования Power Query для подключения к SharePoint, использования табличных функций для мониторинга качества данных и, наконец, с помощью Power Automate, чтобы предупредить вас, когда кто-то внес свои исправления.
Вот несколько полезных ссылок -
Функции таблиц Microsoft Power Query - после преобразования файлов в таблицы в формате столбцов все эти функции будут доступны для использования. Попробуйте их вложить и совместить. Это великолепно!
Microsoft Power Automate - используйте шаблоны и настраивайте их. Это намного лучше, чем создавать собственное с нуля.
Удачи и оставайтесь в безопасности!
